Các Mô Hình Cho Thuê Văn Phòng Phổ Biến Tại Việt Nam

Khi tìm hiểu về các mô hình văn phòng, phần lớn doanh nghiệp đặt câu hỏi mô hình nào tốt nhất. Đây là câu hỏi khó trả lời, vì không có mô hình nào tốt nhất một cách tuyệt đối. Câu hỏi đúng hơn là mô hình nào phù hợp với giai đoạn phát triển hiện tại của doanh nghiệp, và quan trọng không kém, mô hình đó có cho phép doanh nghiệp chuyển đổi linh hoạt khi quy mô thay đổi hay không.

Hãy cùng Pearl5 Center đi qua bốn mô hình văn phòng phổ biến tại Việt Nam hiện nay, không chỉ mô tả đặc điểm của từng mô hình mà còn tập trung vào việc mô hình nào thực sự phù hợp với doanh nghiệp ở từng quy mô, từng ngành nghề và từng mức độ chắc chắn về kế hoạch tăng trưởng.

Bốn Mô Hình Đang Tồn Tại Song Song Trên Thị Trường

Thị trường văn phòng tại Việt Nam hiện có bốn mô hình chính, mỗi mô hình giải quyết một nhóm nhu cầu khác nhau, và điều quan trọng cần hiểu ngay từ đầu là chúng không cạnh tranh trực tiếp với nhau theo kiểu mô hình này thay thế mô hình kia, mà tồn tại song song để phục vụ các giai đoạn khác nhau trong vòng đời của một doanh nghiệp.

Coworking Space

Không gian làm việc chung, cho phép doanh nghiệp thuê theo chỗ ngồi hoặc bàn làm việc, chia sẻ hạ tầng và tiện ích với nhiều khách thuê khác. Đây là mô hình có mức độ linh hoạt cao nhất, một số đơn vị cho phép thuê theo tháng mà không cần cam kết dài hạn, thậm chí có gói thuê theo ngày cho nhu cầu ngắn hạn.

Coworking Space

Văn Phòng Trọn Gói (Serviced Office)

Là mô hình văn phòng riêng nhưng đã được hoàn thiện sẵn nội thất và đi kèm dịch vụ vận hành như lễ tân, vệ sinh, bảo trì kỹ thuật. Khách thuê chỉ cần mang theo laptop và bắt đầu làm việc, không phải lo về bất kỳ khâu vận hành nào phía sau.

Văn Phòng Truyền Thống

Là mô hình thuê diện tích thô hoặc bán hoàn thiện, doanh nghiệp tự đầu tư fit out và tự quản lý toàn bộ vận hành trong suốt thời gian thuê, từ vệ sinh, bảo trì cho đến quản lý cơ sở vật chất.

Văn Phòng Kết Hợp (Hybrid Office)

Không phải một loại mặt bằng cụ thể mà là cách vận hành, trong đó doanh nghiệp tối ưu diện tích dựa trên tỷ lệ nhân sự thực tế có mặt tại văn phòng, kết hợp giữa làm việc tại chỗ và làm việc từ xa. Mô hình này có thể được triển khai trên nền bất kỳ loại mặt bằng nào trong ba mô hình còn lại.

Nhìn vào bảng trên, có thể thấy quy luật khá rõ ràng, mô hình càng linh hoạt về thời gian triển khai thì càng ít khả năng tùy biến, và ngược lại. Đây chính là cốt lõi của bài toán lựa chọn mà phần tiếp theo sẽ đi sâu phân tích.

Đọc thêm: 20 Thuật Ngữ Thuê Văn Phòng Mà Doanh Nghiệp Nên Biết

Vì Sao Việc Chọn Mô Hình Nên Gắn Với Giai Đoạn Phát Triển

Nhiều doanh nghiệp chọn mô hình văn phòng dựa trên cảm nhận về không gian, ví dụ thích không khí năng động của coworking hoặc thích cảm giác chuyên nghiệp của văn phòng truyền thống. Cách chọn này dễ dẫn đến việc phải chuyển đổi mô hình liên tục khi quy mô thay đổi, mỗi lần chuyển đổi đều kéo theo chi phí và thời gian gián đoạn không nhỏ.

Cách tiếp cận hợp lý hơn là nhìn vào mối quan hệ giữa quy mô đội ngũ, mức độ chắc chắn của kế hoạch tăng trưởng và mô hình phù hợp. Hãy hình dung qua ví dụ cụ thể của một doanh nghiệp công nghệ điển hình.

Giai Đoạn Dưới Mười Lăm Người: Ưu Tiên Tốc Độ Và Tối Thiểu Hóa Rủi Ro Tài Chính

Ở giai đoạn này, phần lớn doanh nghiệp còn nhiều biến số về tốc độ tuyển dụng, thậm chí một số còn chưa chắc chắn hoàn toàn về mô hình kinh doanh. Coworking space hoặc văn phòng trọn gói là lựa chọn hợp lý nhất, vì cho phép mở rộng hoặc thu hẹp gần như ngay lập tức mà không bị ràng buộc bởi khoản đầu tư fit out. Nếu kế hoạch kinh doanh thay đổi hoặc tốc độ tuyển dụng chậm hơn dự kiến, doanh nghiệp không phải gánh một khoản đầu tư đã bỏ ra mà không thể thu hồi.

Một điểm ít được nhắc đến là ở giai đoạn này, chi phí văn phòng trên mỗi đầu người thường không phải là yếu tố quyết định, vì tổng số tiền tuyệt đối còn nhỏ. Điều quan trọng hơn là tốc độ đi vào hoạt động và khả năng điều chỉnh linh hoạt, hai yếu tố mà coworking và văn phòng trọn gói đáp ứng tốt hơn hẳn văn phòng truyền thống.

Giai Đoạn Ba Mươi Đến Năm Mươi Người: Bắt Đầu Cân Nhắc Bản Sắc Thương Hiệu

Khi quy mô tăng lên khoảng ba mươi người và mô hình kinh doanh đã chứng minh được tính ổn định qua doanh thu hoặc vòng gọi vốn, nhiều doanh nghiệp bắt đầu chuyển sang văn phòng riêng trong mô hình trọn gói, để có không gian mang bản sắc thương hiệu nhưng vẫn giữ được sự linh hoạt về hợp đồng so với văn phòng truyền thống.

Đây cũng là giai đoạn doanh nghiệp bắt đầu tiếp khách hàng, nhà đầu tư và ứng viên tuyển dụng thường xuyên hơn tại văn phòng, khiến yếu tố hình ảnh bắt đầu có trọng số lớn hơn trong quyết định. Văn phòng trọn gói ở giai đoạn này thường là điểm cân bằng tốt, vì vẫn đủ chuyên nghiệp để tiếp khách nhưng chưa đòi hỏi khoản đầu tư fit out lớn như văn phòng truyền thống.

Tham khảo thêm: Các Tiêu Chí Quan Trọng Cần Kiểm Tra Trước Khi Thuê Văn Phòng

Giai Đoạn Khoảng Một Trăm Người: Chuyển Sang Tư Duy Tối Ưu Theo Tỷ Lệ Sử Dụng

Ở quy mô này, khi phần lớn doanh nghiệp đã áp dụng ít nhiều hình thức làm việc kết hợp, mô hình hybrid trở nên phù hợp hơn, cho phép tối ưu diện tích thuê theo tỷ lệ nhân sự có mặt thực tế thay vì tính theo toàn bộ đội ngũ. Với tỷ lệ có mặt thực tế phổ biến khoảng 60 đến 70% trong mô hình làm việc kết hợp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể diện tích thuê so với việc tính đủ một trăm chỗ ngồi cố định.

Giai Đoạn Khoảng Một Trăm Người

Đây cũng là giai đoạn nhiều doanh nghiệp cân nhắc chuyển từ văn phòng trọn gói sang văn phòng truyền thống, vì quy mô đã đủ lớn để khoản đầu tư fit out được khấu hao hiệu quả trên một hợp đồng dài hạn, đồng thời nhu cầu tùy biến không gian theo quy trình vận hành nội bộ cũng tăng lên đáng kể so với giai đoạn trước.

Giai Đoạn Vài Trăm Người: Văn Phòng Truyền Thống Thường Mang Lại Hiệu Quả Chi Phí Tốt Hơn

Khi vượt qua vài trăm người và kế hoạch phát triển đã rõ ràng trong nhiều năm tới, văn phòng truyền thống với khả năng tùy biến toàn diện thường mang lại hiệu quả chi phí tốt hơn trong dài hạn, dù đòi hỏi khoản đầu tư ban đầu lớn hơn. Ở quy mô này, chi phí vận hành định kỳ của mô hình trọn gói, vốn thường bao gồm một khoản phí dịch vụ cộng thêm trên mỗi mét vuông, bắt đầu tích lũy thành một con số đáng kể mỗi tháng, trong khi văn phòng truyền thống cho phép doanh nghiệp tự quản lý và tối ưu các khoản chi phí vận hành này.

Đọc thêm: Doanh Nghiệp Nên Thuê Văn Phòng Qua Môi Giới Hay Trực Tiếp?

Chi Phí Chuyển Đổi Giữa Các Mô Hình

Một yếu tố quan trọng nhưng thường bị bỏ qua khi so sánh các mô hình là chi phí chuyển đổi khi doanh nghiệp cần thay đổi mô hình theo giai đoạn phát triển. Đây là điểm mà hầu hết các bài so sánh mô hình văn phòng đều bỏ sót, vì họ so sánh các mô hình tại một thời điểm tĩnh, trong khi thực tế một doanh nghiệp sẽ trải qua nhiều mô hình khác nhau trong vòng đời phát triển của mình.

Nếu doanh nghiệp thuê văn phòng truyền thống ngay từ đầu rồi phải chuyển đổi mô hình sớm hơn dự kiến, ví dụ do kế hoạch kinh doanh thay đổi hoặc tốc độ tăng trưởng không như kỳ vọng, toàn bộ khoản đầu tư fit out ban đầu gần như không thể thu hồi. Đây là rủi ro tài chính thực sự, không phải một khả năng lý thuyết, vì rất nhiều doanh nghiệp trong giai đoạn đầu phát triển gặp phải tình huống kế hoạch kinh doanh thay đổi nhanh hơn dự kiến ban đầu.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp giữ mô hình trọn gói hoặc coworking quá lâu sau khi đã đủ quy mô để chuyển sang văn phòng riêng, chi phí vận hành dài hạn có thể cao hơn đáng kể so với việc tự đầu tư. Đây là dạng chi phí cơ hội âm thầm, không xuất hiện như một khoản chi bất thường trên báo cáo tài chính, mà tích lũy dần qua từng tháng dưới dạng chênh lệch giữa chi phí thực tế đang trả và chi phí lẽ ra có thể tối ưu được.

Đọc thêm: Những Điều Khoản Doanh Nghiệp Thường Bỏ Sót Trong Hợp Đồng Thuê Văn Phòng

Cách tính chi phí chuyển đổi để đưa vào bài toán quyết định

Để đưa yếu tố này vào quyết định một cách cụ thể, doanh nghiệp có thể ước tính chi phí chuyển đổi dự kiến bằng cách cộng ba khoản: chi phí đầu tư fit out chưa khấu hao hết tính đến thời điểm chuyển đổi, chi phí hoàn trả mặt bằng cũ, và chi phí gián đoạn vận hành trong thời gian chuyển đổi, thường ước tính bằng một đến hai tuần năng suất làm việc của toàn bộ đội ngũ. Nếu tổng chi phí chuyển đổi ước tính này lớn hơn phần chênh lệch chi phí vận hành có thể tiết kiệm được trong thời gian còn lại của kế hoạch phát triển, việc giữ nguyên mô hình hiện tại thường hợp lý hơn việc vội vàng chuyển đổi.

Đây là lý do một số doanh nghiệp lựa chọn làm việc với đơn vị vận hành có nhiều mô hình trong cùng một hệ sinh thái, cho phép nâng cấp từ văn phòng trọn gói lên văn phòng riêng khi cần, mà không phải tìm kiếm và đàm phán với một đơn vị hoàn toàn mới mỗi khi quy mô thay đổi. Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian tìm kiếm, mà còn giữ được lịch sử quan hệ và điều kiện đàm phán đã có từ trước, đồng thời giảm thiểu chi phí gián đoạn vận hành vì đội ngũ không phải làm quen với một môi trường và quy trình vận hành hoàn toàn mới.

Ví Dụ Minh Họa Bằng Con Số Cụ Thể: Rủi Ro Chuyển Đổi Sớm Hơn Dự Kiến

Để thấy rõ mức độ ảnh hưởng, hãy xem qua ví dụ của một doanh nghiệp ba mươi người chọn văn phòng truyền thống ngay từ đầu, thuê một trăm năm mươi mét vuông và đầu tư fit out ở mức trung cấp khoảng 5 triệu đồng một mét vuông, tương đương tổng chi phí bảy trăm năm mươi triệu đồng, đi kèm hợp đồng ba năm.

Nếu sau mười tám tháng, tức mới đi được nửa chặng đường hợp đồng, kế hoạch kinh doanh thay đổi và doanh nghiệp cần chuyển đổi mô hình, khoản đầu tư fit out chưa khấu hao hết theo phương pháp đường thẳng trong ba mươi sáu tháng sẽ còn khoảng ba trăm bảy mươi lăm triệu đồng, gần như không thể thu hồi. Cộng thêm chi phí hoàn trả mặt bằng ước tính theo mức phổ biến 5 đến 10 USD một mét vuông, tương đương khoảng 19 đến 38 triệu đồng cho diện tích này, và chi phí gián đoạn vận hành trong một đến hai tuần chuyển đổi, với quy mô ba mươi người và mức lương trung bình khoảng 20 triệu đồng một tháng mỗi người, tương đương khoảng 150 đến 300 triệu đồng năng suất bị ảnh hưởng. Tổng chi phí chuyển đổi trong tình huống này dao động từ khoảng 540 triệu đến hơn 700 triệu đồng, một con số đủ lớn để cân nhắc kỹ trước khi chọn văn phòng truyền thống ngay từ giai đoạn còn nhiều biến số về tăng trưởng.

Ví Dụ Minh Họa Chiều Ngược Lại: Chi Phí Cơ Hội Khi Giữ Mô Hình Trọn Gói Quá Lâu

Ở chiều ngược lại, hãy xem qua trường hợp một doanh nghiệp đã đạt quy mô một trăm người nhưng vẫn duy trì mô hình văn phòng trọn gói dù đã đủ điều kiện để chuyển sang văn phòng truyền thống. Với diện tích ước tính khoảng sáu trăm mét vuông theo mức sáu mét vuông một người, và mức chênh lệch phí dịch vụ giữa văn phòng trọn gói so với chi phí vận hành tương đương của văn phòng truyền thống thường vào khoảng 3 đến 5 USD một mét vuông một tháng, khoản chênh lệch này tương đương khoảng 1.800 đến 3.000 USD mỗi tháng, tức khoảng 45 đến 75 triệu đồng mỗi tháng theo tỷ giá tham khảo.

Chi Phí Cơ Hội Khi Giữ Mô Hình Trọn Gói Quá Lâu

Nếu doanh nghiệp duy trì mô hình trọn gói thêm mười hai tháng sau khi đã đủ điều kiện chuyển đổi, khoản chi phí cơ hội tích lũy sẽ rơi vào khoảng 540 triệu đến 900 triệu đồng, một con số tương đương hoặc thậm chí lớn hơn cả rủi ro chuyển đổi sớm ở ví dụ trên. Điều này cho thấy cả hai chiều đánh đổi, chuyển đổi quá sớm và trì hoãn chuyển đổi quá lâu, đều có thể gây thiệt hại tài chính ở mức tương đương nhau, và doanh nghiệp cần chủ động tính toán theo đúng công thức đã nêu ở trên tại từng thời điểm xem xét, thay vì mặc định giữ nguyên mô hình hiện tại chỉ vì ngại thay đổi.

Tham khảo thêm: Cách Đọc Hợp Đồng Thuê Văn Phòng: Nhìn Đúng Những Điều Khoản Quyết Định

Những Trường Hợp Ngoại Lệ Không Đi Theo Quy Luật Chung

Khung phân tích theo quy mô nhân sự ở trên là điểm khởi đầu hữu ích, nhưng không phải lúc nào cũng đúng. Có một số nhóm doanh nghiệp mà đặc thù ngành nghề khiến quyết định mô hình văn phòng đi ngược lại với quy luật chung theo quy mô.

Doanh nghiệp tài chính hoặc Luật

Doanh nghiệp này thường cần văn phòng riêng ngay cả khi quy mô còn nhỏ, vì yêu cầu về bảo mật thông tin và không gian tiếp khách kín đáo không phù hợp với môi trường chia sẻ của coworking space. Với nhóm này, việc chọn văn phòng trọn gói ngay từ giai đoạn mười người trở lên thường hợp lý hơn so với coworking, dù chi phí trên mỗi đầu người cao hơn.

Doanh nghiệp có tính thời vụ hoặc dự án ngắn hạn

Ví dụ công ty tổ chức sự kiện hoặc đơn vị tư vấn theo dự án, có thể duy trì mô hình coworking hoặc văn phòng trọn gói ngay cả khi quy mô đã vượt một trăm người, vì đặc thù công việc khiến số lượng nhân sự có mặt tại văn phòng biến động lớn theo từng giai đoạn dự án, không phù hợp với việc cam kết diện tích cố định trong hợp đồng dài hạn.

Doanh nghiệp sản xuất 

Thường phải cân nhắc văn phòng truyền thống sớm hơn nhiều so với quy mô nhân sự thuần túy gợi ý, vì nhu cầu về không gian đặc thù này hiếm khi được đáp ứng bởi mô hình trọn gói hoặc coworking.

Câu Hỏi Cần Trả Lời Trước Khi Chọn Mô Hình

Trước khi quyết định, một doanh nghiệp nên tự trả lời năm câu hỏi thực tế sau, thay vì chỉ dựa vào bảng phân loại theo quy mô.

• Kế hoạch tăng trưởng trong 12 tháng tới có đủ rõ ràng không? Nếu quy mô nhân sự thay đổi nhanh hơn dự kiến, doanh nghiệp có sẵn sàng cho các chi phí phát sinh khi phải mở rộng hoặc chuyển đổi văn phòng hay không?
• Mức độ sử dụng văn phòng trong hoạt động kinh doanh như thế nào? Doanh nghiệp có thường xuyên tiếp đón khách hàng, đối tác hoặc nhà đầu tư tại văn phòng, và hình ảnh không gian làm việc có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả các buổi gặp gỡ hay không?
• Doanh nghiệp có đủ nguồn lực để tự vận hành văn phòng? Việc quản lý lễ tân, vệ sinh, bảo trì kỹ thuật, hạ tầng công nghệ và các dịch vụ vận hành có nên được thực hiện nội bộ, hay nên sử dụng giải pháp đã được vận hành sẵn để tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi?
• Ngành nghề có những yêu cầu đặc thù nào? Doanh nghiệp có cần không gian riêng tư, yêu cầu cao về bảo mật thông tin, hay cần khả năng mở rộng, thu hẹp linh hoạt theo từng giai đoạn hoặc tính mùa vụ của hoạt động kinh doanh?
• Mô hình văn phòng hiện tại có đáp ứng được kế hoạch phát triển dài hạn không? Nếu quy mô doanh nghiệp thay đổi trong tương lai, doanh nghiệp đã có lộ trình chuyển đổi sang mô hình phù hợp hơn hay chỉ đang lựa chọn một giải pháp mang tính tạm thời?

Không có mô hình văn phòng nào phù hợp với mọi doanh nghiệp. Điều quan trọng là lựa chọn được giải pháp đáp ứng đúng nhu cầu ở thời điểm hiện tại, đồng thời vẫn tạo đủ dư địa để doanh nghiệp phát triển trong tương lai. Đây cũng là cách giúp tối ưu tổng chi phí sử dụng văn phòng và hạn chế những rủi ro phát sinh khi quy mô hoặc mô hình vận hành thay đổi.

Kết Luận

Không có mô hình văn phòng nào đúng cho mọi doanh nghiệp ở mọi thời điểm. Điều quan trọng là hiểu rõ mối liên hệ giữa quy mô hiện tại, mức độ chắc chắn của kế hoạch tăng trưởng, đặc thù ngành nghề và mô hình phù hợp, đồng thời tính đến chi phí chuyển đổi nếu phải thay đổi mô hình trong tương lai gần. Một quyết định tốt không phải là quyết định chọn đúng mô hình tối ưu nhất về mặt lý thuyết, mà là quyết định phù hợp với mức độ chắc chắn thực tế mà doanh nghiệp đang có tại thời điểm quyết định.

Suy cho cùng, câu hỏi không phải là mô hình nào tốt nhất, mà là mô hình nào doanh nghiệp bạn có thể lớn lên cùng mà không phải trả giá bằng những lần chuyển đổi tốn kém. Đây cũng chính là cách Pearl5 Center thiết kế hệ sinh thái của mình, để một doanh nghiệp có thể ở lại và phát triển qua nhiều giai đoạn, thay vì phải rời đi mỗi khi đội ngũ lớn hơn.

Đọc thêm: Thuê Văn Phòng Lần Đầu Cần Chuẩn Bị Gì? Những Quyết Định Doanh Nghiệp Cần Cân Nhắc