Câu hỏi nên thuê qua môi giới hay làm việc trực tiếp với chủ đầu tư gần như luôn được đặt ra dựa trên một giả định chưa chính xác, rằng làm việc trực tiếp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khoản phí môi giới. Trên thực tế, tại thị trường văn phòng cho thuê Việt Nam, phí môi giới trong phần lớn giao dịch do bên cho thuê chi trả, không phải bên thuê, và khoản phí này thường được tính vào chi phí vận hành chung của chủ đầu tư chứ không cộng thêm vào giá thuê mà khách thuê phải trả.
Hãy cùng Pearl5 Center làm rõ lại câu hỏi này dựa trên cách thị trường thực sự vận hành, thay vì dựa trên giả định phổ biến nhưng không chính xác, đồng thời đi sâu vào từng nhóm doanh nghiệp để thấy rõ lựa chọn nào thực sự phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của mình.
Vì Sao Giả Định Về Phí Môi Giới Thường Không Đúng
Cơ chế phổ biến trên thị trường là chủ đầu tư trả hoa hồng cho đơn vị môi giới khi giao dịch thành công, mức phí này thường tương đương từ nửa tháng đến hai tháng tiền thuê tùy theo thời hạn hợp đồng, và được xem như một phần chi phí marketing cho thuê của chủ đầu tư, tương tự như chi phí quảng cáo hay chi phí vận hành đội ngũ kinh doanh nội bộ. Nói cách khác, việc doanh nghiệp làm việc qua môi giới hay trực tiếp với chủ đầu tư gần như không ảnh hưởng đến giá thuê cuối cùng mà doanh nghiệp phải trả, vì khoản phí đó không nằm trong cơ cấu chi phí của bên thuê.
Vì Sao Giả Định Về Phí Môi Giới Thường Không Đúng
Điều này có nghĩa câu hỏi đúng không nên là làm sao để tránh phí môi giới, mà nên là mỗi phương án mang lại giá trị gì khác ngoài yếu tố chi phí, và giá trị đó có đáng để doanh nghiệp đầu tư thời gian tìm hiểu và xây dựng quan hệ hay không.
Cần lưu ý rằng cơ chế này không phải lúc nào cũng tuyệt đối. Trong một số giao dịch đặc biệt, ví dụ khi doanh nghiệp thuê đơn vị môi giới chuyên biệt để đại diện hoàn toàn cho lợi ích của bên thuê, thường gọi là mô hình tenant representation, phí dịch vụ này có thể do bên thuê chi trả. Đây là mô hình phổ biến hơn ở các thị trường văn phòng phát triển và với các giao dịch có diện tích rất lớn, nhưng vẫn còn khá mới tại Việt Nam so với mô hình môi giới truyền thống được chủ đầu tư trả phí.
Làm Việc Qua Môi Giới Mang Lại Gì
Lợi thế lớn nhất của việc làm việc qua đơn vị môi giới là khả năng tiếp cận nhiều lựa chọn cùng lúc từ nhiều chủ đầu tư khác nhau, giúp doanh nghiệp so sánh nhanh hơn thay vì phải liên hệ từng tòa nhà riêng lẻ. Với một doanh nghiệp lần đầu tìm văn phòng, việc phải tự liên hệ hàng chục tòa nhà, sắp xếp lịch tham quan khảo sát thực tế và so sánh báo giá theo những định dạng khác nhau có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian, trong khi một đơn vị môi giới có sẵn dữ liệu và mối quan hệ có thể rút ngắn quá trình này đáng kể.
Một đơn vị môi giới có kinh nghiệm cũng thường nắm được thông tin về mức giá thực tế đang giao dịch trên thị trường, khác với giá niêm yết, điều này có giá trị đáng kể khi đàm phán. Giá niêm yết trên các kênh quảng cáo thường là mức giá khởi điểm, trong khi giá giao dịch thực tế có thể thấp hơn 10 đến 15% tùy vào tình hình lấp đầy của tòa nhà tại thời điểm đàm phán, thông tin mà một doanh nghiệp tự tìm kiếm khó có thể biết được nếu không có kinh nghiệm giao dịch trong ngành.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng phần lớn đơn vị môi giới được trả phí bởi chủ đầu tư, nên về bản chất, động lực của họ vẫn nghiêng nhiều hơn về việc chốt được giao dịch nhanh, không phải lúc nào cũng hoàn toàn đứng về phía lợi ích dài hạn của doanh nghiệp thuê. Đây không phải là điều tiêu cực, chỉ là một điểm cần doanh nghiệp ý thức rõ khi tiếp nhận tư vấn, đặc biệt khi đơn vị môi giới có xu hướng chỉ giới thiệu những tòa nhà mà họ có quan hệ hợp tác chặt chẽ, thay vì toàn bộ các lựa chọn phù hợp trên thị trường.
Tham khảo thêm: Tiền Đặt Cọc Thuê Văn Phòng: Bao Nhiêu Là Hợp Lý?
Làm Việc Trực Tiếp Với Chủ Đầu Tư Mang Lại Gì
Làm việc trực tiếp giúp doanh nghiệp có được thông tin từ nguồn chính xác nhất về tình trạng mặt bằng, chính sách vận hành và khả năng linh hoạt trong đàm phán, vì không qua một bên trung gian truyền đạt lại. Với những chủ đầu tư có chính sách giá linh hoạt theo từng khách thuê, làm việc trực tiếp đôi khi giúp doanh nghiệp có nhiều dư địa đàm phán các điều khoản đặc thù hơn, vì chủ đầu tư có thể đưa ra quyết định nhanh mà không cần thông qua nhiều tầng trao đổi.
Làm việc trực tiếp cũng phù hợp hơn khi doanh nghiệp đã xác định rõ một vài tòa nhà cụ thể muốn thuê, ví dụ vì vị trí đặc biệt phù hợp hoặc đã có mối quan hệ từ trước với chủ đầu tư đó, trong trường hợp này việc thông qua môi giới không mang lại nhiều giá trị gia tăng mà chỉ kéo dài quy trình trao đổi thông tin.
Nhược điểm là doanh nghiệp phải tự tìm kiếm và liên hệ với nhiều tòa nhà để so sánh, tốn nhiều thời gian hơn, đồng thời không có ai đứng ở góc độ trung lập để đối chiếu xem mức giá và điều khoản đang được chào có thực sự cạnh tranh so với mặt bằng chung của thị trường hay không. Một doanh nghiệp lần đầu thuê văn phòng, chưa có kinh nghiệm và dữ liệu tham chiếu, dễ rơi vào tình huống chấp nhận một mức giá hoặc điều khoản không thực sự tối ưu mà không biết, vì không có cơ sở so sánh.
Phân Tích Theo Từng Loại Hình Doanh Nghiệp
Việc chọn phương án nào phù hợp còn phụ thuộc vào đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp, không chỉ là một quy tắc chung áp dụng cho mọi trường hợp.
- Doanh nghiệp lần đầu thuê văn phòng: chưa có kinh nghiệm về thị trường và các thuật ngữ trong hợp đồng, thường hưởng lợi nhiều hơn từ việc làm việc qua môi giới hoặc đơn vị tư vấn, vì cần được hướng dẫn qua toàn bộ quy trình, từ so sánh các lựa chọn đến hiểu rõ các điều khoản hợp đồng.
- Doanh nghiệp đã có kinh nghiệm thuê văn phòng từ trước: đặc biệt nếu đã tự xây dựng được mạng lưới quan hệ với một số chủ đầu tư hoặc quản lý tòa nhà, có thể cân nhắc làm việc trực tiếp để rút ngắn quy trình và tận dụng mối quan hệ đã có, miễn là vẫn tự trang bị đủ kiến thức để tự đánh giá được mức độ cạnh tranh của các điều khoản được chào.
- Doanh nghiệp FDI mới vào thị trường Việt Nam: thường cần một đơn vị trung gian am hiểu cả thị trường lẫn các khác biệt về thông lệ pháp lý và văn hóa đàm phán tại Việt Nam, vì bản thân đội ngũ phụ trách tại Việt Nam có thể chưa đủ kinh nghiệm với thị trường bất động sản thương mại trong nước, trong khi trụ sở chính ở nước ngoài lại càng không nắm được các đặc thù này.
- Doanh nghiệp thuê diện tích lớn, từ một nghìn mét vuông trở lên: nên cân nhắc mô hình tenant representation đã đề cập ở trên, dù phải trả phí dịch vụ, vì với quy mô giao dịch lớn, một đơn vị đại diện hoàn toàn cho lợi ích của bên thuê có thể giúp tối ưu được nhiều điều khoản mà giá trị mang lại vượt xa khoản phí dịch vụ phải trả.
Một Lựa Chọn Thứ Ba Ít Được Nhắc Đến: Đơn Vị Tư Vấn Chiến Lược
Giữa hai lựa chọn phổ biến trên, còn tồn tại một mô hình thứ ba mà nhiều doanh nghiệp chưa quen thuộc, đó là làm việc với một đơn vị đóng vai trò tư vấn chiến lược không gian làm việc, thay vì chỉ đơn thuần giới thiệu mặt bằng trống. Sự khác biệt nằm ở điểm bắt đầu của cuộc trò chuyện. Một đơn vị môi giới thông thường thường bắt đầu bằng câu hỏi doanh nghiệp cần diện tích bao nhiêu và ngân sách bao nhiêu, rồi đưa ra danh sách các lựa chọn phù hợp. Một đơn vị tư vấn chiến lược sẽ bắt đầu bằng việc tìm hiểu giai đoạn phát triển, kế hoạch tăng trưởng và cách doanh nghiệp muốn không gian làm việc hỗ trợ cho những mục tiêu đó, trước khi đề xuất phương án cụ thể.
Sự khác biệt này không chỉ nằm ở cách tiếp cận ban đầu, mà còn thể hiện trong suốt quá trình tư vấn. Một đơn vị tư vấn chiến lược sẽ chủ động đặt câu hỏi ngược lại, ví dụ liệu doanh nghiệp đã tính đến kế hoạch mở rộng trong hai năm tới hay chưa, mô hình làm việc hiện tại có xu hướng chuyển sang hybrid hay không, hoặc ngân sách dành cho không gian làm việc có đang được cân đối hợp lý với các ưu tiên đầu tư khác của doanh nghiệp hay không. Đây là những câu hỏi ít khi xuất hiện trong một cuộc trao đổi với môi giới thông thường, vốn thường tập trung vào việc chốt giao dịch nhanh nhất có thể.
Đây cũng là lý do câu hỏi thuê qua môi giới hay trực tiếp có thể không phải là câu hỏi quan trọng nhất. Câu hỏi quan trọng hơn là đơn vị đang tư vấn cho doanh nghiệp có thực sự hiểu bài toán vận hành và tăng trưởng của doanh nghiệp hay không, bất kể đó là môi giới, chủ đầu tư hay một đơn vị tư vấn độc lập. Đây chính là vai trò mà Pearl5 Center theo đuổi, không đứng ở vị trí môi giới trung gian cũng không đơn thuần là chủ đầu tư chào thuê, mà là bên đồng hành cùng doanh nghiệp qua từng giai đoạn phát triển không gian làm việc.
Đọc thêm: Các Mô Hình Cho Thuê Văn Phòng Phổ Biến Tại Việt Nam
Cách Đánh Giá Một Đơn Vị Tư Vấn Có Đáng Tin Cậy Hay Không
Dù chọn làm việc với môi giới, chủ đầu tư trực tiếp hay đơn vị tư vấn chiến lược, có một số dấu hiệu giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ đáng tin cậy của bên đang tư vấn cho mình. Một bên tư vấn đáng tin cậy thường sẵn sàng chỉ ra cả những điểm bất lợi của một phương án, không chỉ tập trung ca ngợi ưu điểm để chốt giao dịch nhanh. Họ cũng sẵn sàng so sánh phương án đang đề xuất với các lựa chọn khác trên thị trường một cách khách quan, thay vì chỉ giới thiệu một lựa chọn duy nhất và tạo áp lực phải quyết định nhanh.
Ngược lại, một dấu hiệu cần cẩn trọng là khi bên tư vấn liên tục tạo cảm giác khan hiếm hoặc thúc giục quyết định gấp, ví dụ nhấn mạnh rằng mặt bằng sắp hết hoặc ưu đãi chỉ áp dụng trong thời gian ngắn, đây là chiến thuật bán hàng phổ biến nhưng không phù hợp với một quyết định quan trọng như thuê văn phòng, vốn cần thời gian để cân nhắc kỹ theo đúng khung năm câu hỏi đánh đổi đã được phân tích trong các bài viết trước.
Sự Khác Biệt Về Tốc Độ Xử Lý Và Tính Minh Bạch Thông Tin
Một khía cạnh khác ít được nhắc đến khi so sánh hai phương án là tốc độ xử lý thông tin và mức độ minh bạch trong quá trình trao đổi. Khi làm việc qua môi giới, mọi câu hỏi kỹ thuật về tòa nhà, từ tình trạng pháp lý đến chi tiết hệ thống kỹ thuật, đều phải đi qua một vòng trung gian trước khi đến được chủ đầu tư và quay lại với câu trả lời, quá trình này có thể mất thêm một đến hai ngày cho mỗi câu hỏi nếu môi giới không nắm rõ chi tiết và phải hỏi lại chủ đầu tư.
Làm việc trực tiếp giúp rút ngắn đáng kể thời gian này, đặc biệt hữu ích trong giai đoạn đàm phán các điều khoản cần phản hồi nhanh. Tuy nhiên, làm việc trực tiếp cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải tự chuẩn bị đầy đủ các câu hỏi kỹ thuật cần thiết, vì không có bên trung gian nào giúp gợi ý những điểm cần hỏi mà doanh nghiệp có thể chưa nghĩ đến, đây chính là giá trị tư vấn mà một đơn vị có kinh nghiệm mang lại và là điều doanh nghiệp cần tự bù đắp nếu chọn con đường làm việc trực tiếp.
Kết Luận
Khác với giả định phổ biến, việc chọn thuê qua môi giới hay trực tiếp hầu như không ảnh hưởng đến giá thuê cuối cùng, vì phí môi giới trong phần lớn trường hợp do chủ đầu tư chi trả. Điều thực sự đáng cân nhắc là mức độ am hiểu thị trường của doanh nghiệp, khả năng đàm phán, đặc điểm cụ thể của loại hình doanh nghiệp và quy mô giao dịch, và quan trọng nhất, liệu bên đang tư vấn có thực sự đặt lợi ích dài hạn của doanh nghiệp lên hàng đầu hay không.
Trước khi quyết định làm việc với bất kỳ ai, dù là môi giới, chủ đầu tư hay một đơn vị tư vấn, hãy thử áp dụng những dấu hiệu đánh giá ở trên. Nếu muốn trải nghiệm cách tiếp cận tư vấn chiến lược mà Pearl5 Center đang xây dựng, một cuộc trò chuyện đầu tiên sẽ cho thấy rõ sự khác biệt so với một buổi giới thiệu mặt bằng thông thường.
Đọc thêm: Những Điều Khoản Doanh Nghiệp Thường Bỏ Sót Trong Hợp Đồng Thuê Văn Phòng
