Thuê Văn Phòng Lần Đầu Cần Chuẩn Bị Gì? Những Quyết Định Doanh Nghiệp Cần Cân Nhắc

Phần lớn doanh nghiệp thuê văn phòng lần đầu bắt đầu bằng câu hỏi sai. Câu hỏi thường được đặt ra là mặt bằng nào đẹp nhất trong tầm giá, hoặc khu vực nào thuận tiện nhất, trong khi câu hỏi thực sự cần trả lời trước lại là một loạt quyết định mang tính đánh đổi: nên thuê đúng nhu cầu hiện tại hay thuê dư ra cho tăng trưởng, nên ký hợp đồng ngắn hạn hay dài hạn, nên chọn tòa nhà hạng A hay chấp nhận hạng B để tiết kiệm chi phí, và nên tự hoàn thiện không gian theo ý riêng hay chọn giải pháp trọn gói để đi vào hoạt động nhanh hơn.

Mỗi câu hỏi trong số này không có đáp án đúng tuyệt đối. Đáp án phụ thuộc vào giai đoạn phát triển, tốc độ tăng trưởng và mức độ chắc chắn trong kế hoạch kinh doanh của từng doanh nghiệp. Bài viết này, cùng Pearl5 Center, sẽ đi qua từng quyết định đó theo đúng cách một doanh nghiệp cần cân nhắc, thay vì chỉ liệt kê những việc cần làm.

Nên Thuê Đúng Nhu Cầu Hiện Tại Hay Thuê Dư Ra Cho Tăng Trưởng

Đây là quyết định đầu tiên và cũng là quyết định dễ bị bỏ qua nhất, vì phần lớn doanh nghiệp mặc định tính diện tích theo số nhân sự hiện tại. Vấn đề là nếu đội ngũ tăng trưởng nhanh hơn dự kiến, doanh nghiệp buộc phải chuyển văn phòng chỉ sau một năm, kéo theo chi phí fit out phải làm lại từ đầu, chi phí hoàn trả mặt bằng cũ và thời gian gián đoạn vận hành trong lúc chuyển đổi.

Nhưng thuê dư diện tích ngay từ đầu cũng không phải lựa chọn an toàn tuyệt đối. Một doanh nghiệp mới thành lập, chưa có dòng tiền ổn định, phải trả tiền cho diện tích chưa sử dụng trong nhiều tháng, có thể là gánh nặng lớn hơn cả chi phí chuyển văn phòng sau này.

Nên Thuê Đúng Nhu Cầu Hiện Tại Hay Thuê Dư Ra Cho Tăng Trưởng

Điểm cân bằng nằm ở mức độ chắc chắn của kế hoạch tăng trưởng. Nếu doanh nghiệp đã có nguồn vốn được duyệt hoặc hợp đồng khách hàng đủ lớn để tự tin về tốc độ tuyển dụng trong mười hai đến hai mươi bốn tháng tới, thuê dư khoảng 15 đến 20% diện tích so với nhu cầu hiện tại là hợp lý. Ngược lại, nếu kế hoạch tăng trưởng còn nhiều biến số, phương án an toàn hơn là thuê sát nhu cầu hiện tại nhưng ưu tiên đàm phán quyền thuê thêm diện tích liền kề khi cần, thay vì cam kết một khoản chi phí cố định cho tương lai chưa chắc chắn.

Về mặt con số, tiêu chuẩn diện tích phổ biến tại Việt Nam hiện dao động ở ba mức. Khoảng ba đến bốn mét vuông trên mỗi người phù hợp với ngân sách hạn chế hoặc mô hình làm việc ngắn hạn. Khoảng năm đến sáu mét vuông trên mỗi người là mức phổ biến với phần lớn doanh nghiệp. Khoảng bảy đến mười mét vuông trên mỗi người thường thấy ở nhóm ưu tiên trải nghiệm nhân sự hơn là tối ưu chi phí tuyệt đối, đây cũng chính là điểm mà quyết định về diện tích không đơn thuần là bài toán mét vuông, mà còn là bài toán doanh nghiệp muốn xây dựng loại môi trường làm việc nào ngay từ đầu.

Nên Ký Hợp Đồng Ngắn Hạn Hay Dài Hạn Ở Lần Thuê Đầu Tiên

Đây là quyết định mà nhiều doanh nghiệp thuê lần đầu không nhận ra mình đang phải đánh đổi. Hợp đồng ngắn hạn mang lại sự linh hoạt, dễ điều chỉnh nếu kế hoạch kinh doanh thay đổi, nhưng đổi lại doanh nghiệp gần như không có đòn bẩy đàm phán. Chủ đầu tư thường chỉ đồng ý miễn phí thuê trong giai đoạn thi công, hoặc giữ mức tăng giá thấp theo từng năm, khi khách thuê cam kết thời hạn đủ dài, thường là từ ba năm trở lên.

Ngược lại, hợp đồng dài hạn giúp doanh nghiệp khóa được mức giá tốt hơn và có nhiều dư địa đàm phán hơn, nhưng lại tạo ra rủi ro nếu mô hình kinh doanh chưa thực sự ổn định. Một doanh nghiệp chưa chắc chắn về tốc độ tăng trưởng mà ký hợp đồng năm năm có thể rơi vào tình huống phải trả phí phạt chấm dứt hợp đồng sớm, hoặc mắc kẹt với diện tích không còn phù hợp.

Cách tiếp cận hợp lý là nhìn vào mức độ chắc chắn của mô hình kinh doanh hơn là nhìn vào việc doanh nghiệp mới thành lập hay đã hoạt động lâu năm. Một startup đã qua giai đoạn thử nghiệm sản phẩm, có doanh thu ổn định và kế hoạch tuyển dụng rõ ràng, hoàn toàn có thể cân nhắc hợp đồng dài hạn để đổi lấy điều kiện tốt hơn. Trong khi đó, một doanh nghiệp vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm mô hình kinh doanh nên ưu tiên hợp đồng ngắn hạn hoặc trung hạn, chấp nhận mức giá kém tối ưu hơn để đổi lấy khả năng điều chỉnh khi cần.

Dù chọn thời hạn nào, có bốn điều khoản doanh nghiệp cần chủ động đưa vào bàn đàm phán thay vì chờ chủ đầu tư đề xuất, gồm thời gian miễn phí thuê trong giai đoạn thi công, mức tăng giá thuê cụ thể theo từng năm, điều khoản chấm dứt hợp đồng sớm cùng mức phạt tương ứng, và phạm vi chi phí hoàn trả mặt bằng khi kết thúc hợp đồng. Đây đều là những khoản có thể âm thầm làm lệch bài toán tài chính ban đầu nếu không được làm rõ từ trước.

Tham khảo thêm: Cách Đọc Hợp Đồng Thuê Văn Phòng: Nhìn Đúng Những Điều Khoản Quyết Định

Nên Chọn Tòa Nhà Hạng A Hay Chấp Nhận Hạng B Cho Lần Thuê Đầu Tiên

Đây là quyết định mà nhiều doanh nghiệp thuê lần đầu giải quyết bằng cảm tính, thay vì bằng câu hỏi đúng. Câu hỏi đúng không phải là hạng nào tốt hơn, mà là mức chênh lệch chi phí giữa hai hạng có đang mua được thứ gì đó thực sự quan trọng với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp hay không.

Với doanh nghiệp thường xuyên tiếp khách hàng, đối tác hoặc nhà đầu tư tại văn phòng, như công ty luật, tài chính hoặc tư vấn, chênh lệch chi phí giữa hạng A và hạng B thường xứng đáng, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của đối tác về độ tin cậy của doanh nghiệp. Với doanh nghiệp công nghệ hoặc đội ngũ chủ yếu làm việc nội bộ, ít tiếp khách trực tiếp, khoản chênh lệch đó có thể được dùng hiệu quả hơn cho việc khác, chẳng hạn đầu tư vào không gian làm việc chất lượng ở một tòa nhà hạng B cộng, hoặc dành ngân sách đó cho các phúc lợi ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm nhân sự hằng ngày.

Đây cũng là điểm cần nhìn xa hơn phạm vi một hợp đồng thuê. Trong bối cảnh cạnh tranh tuyển dụng ngày càng gay gắt, môi trường làm việc đang trở thành một phần của thương hiệu nhà tuyển dụng, không chỉ là nơi làm việc. Một doanh nghiệp đang cần thu hút nhân sự cấp cao hoặc nhân tài trong ngành cạnh tranh cao có thể cần cân nhắc yếu tố này nghiêm túc hơn, ngay cả khi ngân sách còn hạn chế ở giai đoạn đầu, vì đây là khoản đầu tư có thể ảnh hưởng đến chi phí tuyển dụng và tỷ lệ giữ chân nhân sự về sau. Ngược lại, nếu ưu tiên hiện tại là kéo dài đường băng tài chính, việc chấp nhận hạng B trong giai đoạn đầu và nâng cấp sau khi mô hình kinh doanh đã chứng minh được hiệu quả là lựa chọn hợp lý hơn, không phải một sự thỏa hiệp.

Tham khảo thêm: Hồ Sơ Và Thủ Tục Khi Thuê Văn Phòng

Nên Chọn Văn Phòng Trọn Gói Hay Tự Hoàn Thiện Không Gian Theo Ý Riêng

Đây là quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến cả tốc độ đi vào hoạt động lẫn cấu trúc chi phí ban đầu. Văn phòng trọn gói hoặc đã hoàn thiện sẵn giúp doanh nghiệp tiết kiệm phần lớn chi phí đầu tư một lần, thường gọi là CapEx, đồng thời rút ngắn thời gian setup xuống còn vài tuần thay vì vài tháng. Đổi lại, doanh nghiệp phải chấp nhận một không gian ít mang dấu ấn thương hiệu riêng, và về lâu dài, chi phí vận hành định kỳ, thường gọi là OpEx, có thể cao hơn so với việc tự đầu tư fit out ngay từ đầu.

Nên Chọn Văn Phòng Trọn Gói Hay Tự Hoàn Thiện Không Gian Theo Ý Riêng

Tự hoàn thiện không gian theo ý riêng mang lại lợi thế ngược lại. Doanh nghiệp có thể xây dựng một môi trường làm việc phản ánh đúng văn hóa và bản sắc thương hiệu, đồng thời có khả năng tối ưu chi phí vận hành tốt hơn trong dài hạn nếu hợp đồng đủ dài để khấu hao hết khoản đầu tư ban đầu. Nhưng lựa chọn này đòi hỏi một khoản vốn đầu tư một lần không nhỏ, thời gian triển khai dài hơn, và quan trọng nhất là rủi ro nếu doanh nghiệp phải chuyển văn phòng sớm hơn dự kiến, toàn bộ khoản đầu tư đó gần như không thể thu hồi.

Quyết định này, vì vậy, không nên chỉ dựa vào ngân sách khả dụng tại thời điểm ký hợp đồng, mà cần đặt cạnh câu hỏi về mức độ chắc chắn của kế hoạch tăng trưởng đã đề cập ở phần đầu bài viết. Một doanh nghiệp còn nhiều biến số về quy mô đội ngũ trong hai năm tới nên ưu tiên văn phòng trọn gói hoặc đã hoàn thiện sẵn, chấp nhận đánh đổi về bản sắc không gian để giữ sự linh hoạt. Một doanh nghiệp đã có kế hoạch phát triển rõ ràng và đủ vốn để đầu tư dài hạn có thể cân nhắc tự fit out, xem đây là khoản đầu tư vào trải nghiệm nhân sự và hình ảnh thương hiệu, không chỉ là chi phí hoàn thiện mặt bằng.

Đọc thêm: Đề Nghị Thuê Văn Phòng (OTL) Là Gì? Vai Trò Của Bước Này Trong Quy Trình Thuê Văn Phòng

Nhìn Đúng Bức Tranh Ngân Sách Khi So Sánh Các Lựa Chọn

Một sai lầm phổ biến khi so sánh các phương án ở trên là chỉ nhìn vào tiền thuê hằng tháng. Trên thực tế, hai lựa chọn có mức giá thuê niêm yết gần nhau có thể dẫn đến tổng chi phí sử dụng rất khác nhau, tùy vào việc phần chi phí đó rơi vào nhóm đầu tư một lần hay chi phí vận hành định kỳ.

Cách dùng bảng này không phải để cộng dồn thành một con số duy nhất, mà để đặt câu hỏi đúng khi so sánh hai lựa chọn: phương án nào đang chuyển gánh nặng chi phí sang giai đoạn đầu dưới dạng CapEx, và phương án nào đang phân bổ đều chi phí đó vào OpEx hằng tháng. Với doanh nghiệp ưu tiên giữ dòng tiền linh hoạt trong giai đoạn đầu, phương án OpEx cao hơn nhưng không có khoản đầu tư một lần lớn thường là lựa chọn an toàn hơn, ngay cả khi tổng chi phí trong dài hạn có thể nhỉnh hơn một chút.

Cũng cần lưu ý rằng cách tính diện tích giữa các tòa nhà không giống nhau. Một số tòa chào giá theo diện tích Net, tức chỉ tính phần diện tích sử dụng riêng, trong khi một số tòa khác chào theo diện tích Gross, đã bao gồm cả phần diện tích công cộng như hành lang và sảnh thang máy. Hai con số mét vuông trông giống nhau trên báo giá có thể dẫn đến diện tích sử dụng thực tế chênh lệch đáng kể, đây là lý do doanh nghiệp cần làm rõ tòa nhà đang áp dụng cách tính nào trước khi so sánh đơn giá thuê. 

Một cách kiểm tra nhanh là yêu cầu bên cho thuê cung cấp bảng phân tách rõ từng khoản mục theo đúng cấu trúc CapEx và OpEx như trên, thay vì chỉ nhận một con số tổng, đây cũng là cách Pearl5 Center trình bày báo giá cho khách hàng ngay từ buổi tư vấn đầu tiên, để doanh nghiệp không phải tự mò mẫm tách bạch các khoản chi phí.

Tham khảo thêm: Doanh Nghiệp Nên Thuê Văn Phòng Qua Môi Giới Hay Trực Tiếp?

Thời Gian Chuẩn Bị Cũng Là Một Quyết Định Chiến Lược, Không Chỉ Là Thông Tin Tham Khảo

Nhiều doanh nghiệp thuê lần đầu xem thời gian chuẩn bị chỉ là thông tin nền, trong khi trên thực tế đây là một quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của mọi quyết định khác đã nêu ở trên. Toàn bộ quá trình, từ lúc bắt đầu tìm kiếm đến khi chính thức đi vào hoạt động, thường mất từ hai đến bốn tháng, tùy vào việc văn phòng có cần fit out hay không.

Một doanh nghiệp bắt đầu tìm và lựa chọn mô hình văn phòng khi chỉ còn vài tuần trước hạn chuyển đi gần như chắc chắn sẽ đánh mất vị thế đàm phán, vì không còn đủ thời gian để so sánh nhiều phương án hoặc thương lượng các điều khoản quan trọng đã đề cập ở phần hợp đồng. Ngược lại, doanh nghiệp bắt đầu chuẩn bị trước bốn đến sáu tháng có đủ thời gian để cân nhắc kỹ từng đánh đổi, từ diện tích, thời hạn hợp đồng, hạng tòa nhà cho đến phương án hoàn thiện không gian, thay vì phải chọn nhanh vì áp lực thời gian. Nói cách khác, việc chuẩn bị sớm không chỉ giúp tránh gấp gáp, mà còn trực tiếp quyết định doanh nghiệp có đủ dư địa để đưa ra những lựa chọn tối ưu hay không.

Năm Câu Hỏi Doanh Nghiệp Nên Có Câu Trả Lời Rõ Ràng Trước Khi Ký

Trước khi đặt bút ký hợp đồng, một doanh nghiệp đã chuẩn bị kỹ nên trả lời được rõ ràng năm câu hỏi sau, thay vì chỉ hoàn tất một danh sách giấy tờ.

1. Doanh nghiệp có đang thuê đúng diện tích cho quy mô nhân sự dự kiến trong mười hai đến hai mươi bốn tháng tới, hay đang thuê theo số nhân sự hiện tại?
2. Doanh nghiệp có đủ chắc chắn về kế hoạch kinh doanh để cam kết một hợp đồng dài hạn đổi lấy điều kiện tốt hơn, hay nên ưu tiên sự linh hoạt của hợp đồng ngắn hạn?
3. Mức chênh lệch chi phí giữa hạng tòa nhà đang cân nhắc có đang mua được thứ gì đó thực sự quan trọng với mô hình kinh doanh, hay chỉ đang mua một địa chỉ đẹp hơn?
4. Doanh nghiệp nên ưu tiên tốc độ triển khai của văn phòng trọn gói, hay chấp nhận đầu tư nhiều hơn để có không gian mang bản sắc riêng?
5. Doanh nghiệp đã hiểu rõ tổng chi phí sử dụng thực tế của từng phương án, bao gồm cả những khoản chi phí một lần dễ bị bỏ sót, hay mới chỉ so sánh dựa trên giá thuê niêm yết?

Nếu chưa trả lời được rõ ràng cả năm câu hỏi này, đó là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên dành thêm thời gian nghiên cứu thêm để tránh bỏ sót những điều quan trọng trong hợp đồng trước khi ký, thay vì vội vàng chốt phương án vì áp lực thời gian.

Kết Luận

Chuẩn bị thuê văn phòng lần đầu không phải là hoàn tất một danh sách công việc, mà là có được câu trả lời rõ ràng cho một loạt quyết định mang tính đánh đổi, mỗi quyết định đều gắn chặt với giai đoạn phát triển và mức độ chắc chắn trong kế hoạch kinh doanh của riêng từng doanh nghiệp. Một doanh nghiệp trả lời tốt những câu hỏi này ngay từ đầu sẽ tránh được phần lớn tình huống phải xoay xở khi đã ký hợp đồng, thay vì chỉ tránh được việc thiếu một vài loại giấy tờ.

Tại Pearl5 Center, đội ngũ tư vấn không bắt đầu bằng việc giới thiệu những mặt bằng đang trống, mà bắt đầu bằng việc cùng doanh nghiệp trả lời những câu hỏi đánh đổi này trước, từ đó đề xuất giải pháp không gian làm việc phù hợp với đúng giai đoạn phát triển hiện tại, chứ không phải giải pháp phổ biến nhất trên thị trường.