Khi làm việc linh hoạt trở thành tiêu chuẩn thay vì ngoại lệ, câu hỏi hot desking là gì ngày càng xuất hiện nhiều hơn, không chỉ từ phía cá nhân tìm chỗ ngồi tại coworking space, mà cả từ phía doanh nghiệp đang cân nhắc áp dụng chính mô hình này ngay trong văn phòng của mình.
Hãy cùng Pearl5 Center tìm hiểu đầy đủ về hot desking, từ định nghĩa, tiện ích đi kèm, lợi ích thực tế, đến cách tính toán tỷ lệ bàn cần thiết và cách triển khai mô hình này ngay trong không gian văn phòng riêng, thay vì chỉ dừng lại ở việc thuê chỗ ngồi tại một hot desk coworking space bên ngoài.
Hot Desking Là Gì?
Hot desking là hình thức sử dụng chỗ ngồi làm việc không cố định, người dùng không sở hữu một vị trí riêng mà có thể chọn bất kỳ bàn trống nào trong khu vực làm việc chung mỗi khi đến, thường áp dụng theo ngày hoặc theo giờ tại các không gian coworking.
Hot Desking Là Gì?
Cái tên hot desking thực ra bắt nguồn từ một bối cảnh khá bất ngờ, không liên quan gì đến văn phòng. Trong hải quân, có một tập quán gọi là hot bunking, khi tàu ngầm hoặc tàu chiến không đủ giường cho toàn bộ thủy thủ đoàn, nhiều người sẽ luân phiên sử dụng chung một chiếc giường theo ca trực, người này vừa rời đi thì người khác đã vào nằm ngay khi tấm nệm còn ấm. Khi khái niệm này được mượn sang môi trường văn phòng, chiếc giường trở thành chiếc bàn làm việc, và nguyên tắc cốt lõi vẫn giữ nguyên, đó là tối ưu một tài sản vật lý bằng cách để nhiều người luân phiên sử dụng thay vì mỗi người sở hữu riêng một phần cố định.
Những Tiện Ích Thường Đi Kèm Dịch Vụ Hot Desking
Bốn tiện ích dưới đây tưởng chừng chỉ là mô tả cơ bản, nhưng thực chất mỗi loại đều ẩn chứa một điểm cần cân nhắc kỹ khi so sánh giữa các nhà cung cấp, thay vì chỉ nhìn vào việc có hay không có tiện ích đó.
Điện Và Kết Nối Mạng
Với bàn cố định, đơn vị vận hành có thể tính toán tải điện chính xác cho từng vị trí vì biết rõ ai ngồi đâu. Với hot desking, tải điện tại mỗi khu vực lại biến động khó lường hơn nhiều, vì không ai biết trước hôm nay bao nhiêu người sẽ chọn ngồi cùng một cụm bàn. Đây là lý do một không gian hot desking được thiết kế tốt cần hệ thống điện dự phòng công suất cao hơn mức tính toán thông thường, và khi khảo sát thực tế, nên thử kiểm tra tốc độ mạng vào đúng khung giờ cao điểm buổi sáng thay vì chỉ tin vào thông số quảng cáo, vì đây mới là thời điểm phản ánh đúng chất lượng hạ tầng khi có đông người sử dụng cùng lúc.
Phòng Họp Và Khu Vực Dùng Chung
Đây là tiện ích cần đọc kỹ điều khoản nhất trong bốn loại, vì cách tính phí phòng họp khác nhau đáng kể giữa các nhà cung cấp có thể ảnh hưởng lớn đến tổng chi phí thực tế hằng tháng. Một gói hot desking giá rẻ nhưng tính phí phòng họp theo giờ khá cao đôi khi lại tốn kém hơn một gói giá cao hơn nhưng đã bao gồm sẵn vài giờ phòng họp miễn phí mỗi tháng, đặc biệt với người dùng thường xuyên cần tiếp khách hoặc họp nhóm. Nên yêu cầu bảng giá phòng họp cụ thể trước khi so sánh tổng chi phí giữa các lựa chọn, thay vì chỉ so sánh giá gói hot desking cơ bản.
Dịch Vụ In Ấn
Với người dùng hot desking, không có máy in cá nhân đặt sẵn tại bàn như một số văn phòng truyền thống, nên chất lượng và giới hạn của dịch vụ in ấn dùng chung ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm hơn so với người ngồi cố định. Cần hỏi rõ giới hạn số trang miễn phí mỗi tháng nếu có, vì vượt quá giới hạn này thường phát sinh phụ phí, một khoản nhỏ nhưng có thể cộng dồn đáng kể nếu công việc đòi hỏi in ấn thường xuyên.
Tủ Đựng Đồ Cá Nhân
Số lượng tủ khóa cần tương ứng với số lượng hot desk đang vận hành, không phải tương ứng với tổng diện tích, một điểm dễ bị bỏ qua khi khảo sát. Nếu một không gian có nhiều hot desk nhưng lại thiếu tủ khóa, người dùng đến muộn có nguy cơ không còn tủ trống dù vẫn còn chỗ ngồi, gây bất tiện thực sự trong vận hành hằng ngày. Đây cũng là chi tiết nhỏ nhưng đáng hỏi trước khi đăng ký, đặc biệt nếu công việc yêu cầu mang theo nhiều thiết bị hoặc tài liệu cần bảo quản an toàn.
Lợi Ích Của Hot Desking Đối Với Cá Nhân
Tối Ưu Chi Phí Theo Đúng Tần Suất Sử Dụng
Với một chuyên gia tư vấn độc lập chỉ cần đến văn phòng ba ngày một tuần, việc trả tiền cho một bàn cố định bảy ngày là một khoản lãng phí rõ ràng, trong khi hot desking cho phép chỉ trả đúng cho những ngày thực sự sử dụng, một cách tối ưu dòng tiền đơn giản nhưng hiệu quả với freelancer hoặc người làm việc bán thời gian tại văn phòng.
Tạo Ra Kỷ Luật Làm Việc Mà Ở Nhà Khó Có Được
Hot desking mang lại một dạng kỷ luật làm việc mà làm việc tại nhà khó tạo ra được, việc phải chuẩn bị ra khỏi nhà và ngồi vào một không gian có tính chuyên nghiệp giúp nhiều người duy trì ranh giới rõ ràng hơn giữa công việc và đời sống cá nhân, thay vì để hai không gian này lẫn vào nhau như khi làm việc tại nhà.
Mở Ra Cơ Hội Kết Nối Tình Cờ Với Người Ngoài Ngành
Việc không gắn với một vị trí cố định mở ra khả năng kết nối tình cờ với những người làm việc ở bàn bên cạnh, những người có thể đến từ một ngành nghề hoàn toàn khác. Đây là một dạng giá trị mạng lưới quan hệ mà một văn phòng khép kín hoặc làm việc tại nhà khó tạo ra một cách tự nhiên, vì bản chất luân phiên chỗ ngồi khiến người dùng liên tục tiếp xúc với những gương mặt mới thay vì chỉ những đồng nghiệp quen thuộc.
Linh Hoạt Đổi Vị Trí Theo Nhu Cầu Công Việc Trong Ngày
Việc có thể đổi chỗ ngồi tùy tâm trạng và tính chất công việc, chọn gần cửa sổ khi cần yên tĩnh hoặc gần khu vực chung khi muốn trao đổi, là một điểm cộng nhỏ nhưng thực tế mà nhiều người sử dụng lâu dài đánh giá cao, một sự linh hoạt mà một bàn cố định duy nhất không thể mang lại.
Lợi Ích Của Hot Desking Đối Với Doanh Nghiệp
Tránh Đầu Tư Diện Tích Không Tương Xứng Với Tần Suất Sử Dụng
Với doanh nghiệp có đội ngũ làm việc theo mô hình kết hợp, nơi không phải tất cả nhân sự đều có mặt cùng lúc mỗi ngày, việc thuê nguyên một bàn cố định cho từng người là một khoản đầu tư không tương xứng với tần suất sử dụng thực tế. Áp dụng hot desking cho nhóm nhân sự này giúp giảm đáng kể diện tích cần thuê mà vẫn đảm bảo ai cũng có chỗ ngồi khi thực sự cần đến văn phòng.
Không Cần Đầu Tư Hạ Tầng Ban Đầu Cho Từng Vị Trí
Doanh nghiệp không cần đầu tư ban đầu cho bàn ghế, hạ tầng kỹ thuật hay hệ thống điều hòa riêng biệt cho từng vị trí, toàn bộ đã được tính vào chi phí sử dụng chung, giúp giảm đáng kể khoản vốn cố định phải bỏ ra ngay từ đầu so với việc tự trang bị cho từng nhân sự.
Dễ Dàng Mở Rộng Đội Ngũ Khi Có Nhu Cầu Đột Xuất
Khi cần mở rộng đội ngũ nhanh, ví dụ tuyển thêm cộng tác viên ngắn hạn cho một dự án, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký thêm số lượng hot desk tương ứng mà không phải lo bố trí thêm bàn làm việc vật lý, một lợi thế đáng kể khi cần phản ứng nhanh với biến động nhân sự mà không phải chờ đợi quá trình mua sắm hay sắp xếp không gian mới.
Cách Tính Tỷ Lệ Hot Desk Cần Thiết Cho Mô Hình Làm Việc Kết Hợp
Một câu hỏi thực tế mà nhiều doanh nghiệp bỏ qua là nên chuẩn bị bao nhiêu hot desk cho một đội ngũ áp dụng mô hình làm việc kết hợp, thay vì chỉ áp dụng cảm tính một tỷ lệ chung chung.
Nguyên tắc cơ bản là tính theo tỷ lệ nhân sự có mặt thực tế cùng lúc trong ngày cao điểm nhất, không phải theo tổng số nhân sự áp dụng hot desking. Ví dụ, nếu doanh nghiệp có ba mươi người áp dụng chính sách làm việc ba ngày tại văn phòng và hai ngày từ xa, nhưng lịch làm việc tại văn phòng của mỗi người không hoàn toàn trùng nhau, tỷ lệ có mặt cùng lúc trong ngày cao điểm nhất thường dao động khoảng 60 đến 70% tổng số người áp dụng mô hình này, tương đương khoảng mười tám đến hai mươi mốt người cần chỗ ngồi cùng lúc.
Cách Tính Tỷ Lệ Hot Desk Cần Thiết Cho Mô Hình Làm Việc Kết Hợp
Dựa trên con số đó, doanh nghiệp nên chuẩn bị số lượng hot desk tương đương với mức đỉnh này, cộng thêm một khoảng đệm khoảng 10 đến 15% để tránh tình trạng thiếu chỗ vào những ngày cao điểm bất thường, ví dụ khoảng hai mươi hai đến hai mươi bốn hot desk cho ví dụ nêu trên, thay vì chuẩn bị đủ ba mươi chỗ cho toàn bộ nhân sự áp dụng chính sách này. Cách tính này giúp doanh nghiệp tránh lãng phí diện tích cho những chỗ ngồi hiếm khi được lấp đầy, đồng thời vẫn đảm bảo trải nghiệm làm việc không bị gián đoạn vì thiếu chỗ.
Triển Khai Hot Desking Ngay Trong Văn Phòng Riêng Của Doanh Nghiệp
Phần lớn nội dung về hot desking chỉ nói đến việc thuê chỗ ngồi tại một coworking space bên ngoài, nhưng trên thực tế, doanh nghiệp hoàn toàn có thể áp dụng nguyên tắc này ngay trong văn phòng do chính mình thuê hoặc sở hữu, như một phần của cách bố trí không gian theo mô hình Activity Based Working mà Pearl5 Center đã phân tích trong một bài viết riêng.
Thay vì gán cố định một bàn cho từng nhân sự, doanh nghiệp thiết kế một khu vực làm việc chung với số lượng bàn được tính toán theo tỷ lệ có mặt thực tế như đã trình bày ở trên, kết hợp thêm hệ thống đặt chỗ đơn giản qua ứng dụng hoặc bảng đăng ký để nhân sự biết trước vị trí còn trống. Cách làm này đặc biệt phù hợp khi doanh nghiệp đang trong giai đoạn chuyển đổi sang mô hình làm việc kết hợp nhưng chưa muốn thay đổi hoàn toàn cách bố trí văn phòng, cho phép thử nghiệm nguyên tắc hot desking trên một phần diện tích trước khi áp dụng rộng hơn cho toàn bộ không gian.
Hot Desking Có Phù Hợp Với Bạn Không
Trước khi quyết định, nên tự đánh giá dựa trên một số dấu hiệu cụ thể thay vì chỉ chạy theo xu hướng.
Hot desking thường phù hợp nếu công việc không đòi hỏi có mặt tại văn phòng mỗi ngày, thường xuyên gặp khách hàng bên ngoài hoặc làm việc từ xa phần lớn thời gian, đồng thời không muốn cam kết một hợp đồng thuê dài hạn trong khi vẫn cần một địa điểm làm việc đủ chuyên nghiệp. Đây cũng là lựa chọn hợp lý nếu coi trọng cơ hội kết nối với cộng đồng đa dạng xung quanh hơn là sự ổn định tuyệt đối của một vị trí cố định.
Ngược lại, hot desking có thể chưa phù hợp nếu công việc đòi hỏi mức độ bảo mật cao, cần lưu trữ tài liệu vật lý thường xuyên tại bàn làm việc, hoặc phải duy trì một thiết lập máy tính cố định với nhiều màn hình và thiết bị ngoại vi cồng kềnh khó di chuyển mỗi ngày. Tương tự, nếu cả đội nhóm cần ngồi cạnh nhau liên tục để phối hợp trong suốt ngày làm việc, một khu vực có vị trí cố định thường phù hợp hơn so với việc để các thành viên phân tán ngẫu nhiên mỗi ngày.
Câu Hỏi Thường Gặp Về Hot Desking
Hot desking khác gì với chỗ ngồi cố định?
Khác biệt cốt lõi nằm ở quyền sở hữu vị trí. Với hot desking, không có bàn nào là của riêng ai, người dùng chọn chỗ trống mỗi lần đến và không để đồ đạc qua đêm. Với chỗ ngồi cố định, một vị trí được chỉ định riêng, cho phép để lại thiết bị và tài liệu tại bàn liên tục. Hot desking phù hợp hơn với người sử dụng không thường xuyên, trong khi chỗ ngồi cố định phù hợp với người làm việc tại đó mỗi ngày và cần sự ổn định.
Hot desking có cần cam kết hợp đồng dài hạn không?
Đây chính là một trong những lợi thế lớn nhất của mô hình này. Phần lớn nhà cung cấp cho phép đăng ký theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng tùy nhu cầu, khác hẳn văn phòng truyền thống thường yêu cầu cam kết ba đến năm năm, giúp cá nhân và doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh theo từng giai đoạn phát triển mà không bị ràng buộc dài hạn.
Kết Luận
Hot desking là mô hình tối ưu việc sử dụng không gian bằng cách để nhiều người luân phiên chia sẻ cùng một chỗ ngồi, mang lại lợi ích rõ rệt cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp về chi phí và tính linh hoạt. Hiểu đúng cách tính tỷ lệ bàn cần thiết và biết cách áp dụng nguyên tắc này ngay trong văn phòng riêng, không chỉ dừng lại ở việc thuê chỗ tại coworking space bên ngoài, giúp doanh nghiệp khai thác trọn vẹn giá trị của mô hình này theo đúng nhu cầu vận hành thực tế của mình.
Nếu doanh nghiệp bạn đang cân nhắc áp dụng hot desking, dù là thuê ngoài hay triển khai ngay trong không gian hiện có, đội ngũ Pearl5 Center sẵn sàng đồng hành cùng bạn tính toán phương án phù hợp nhất với quy mô và nhịp độ vận hành hiện tại.
Đọc thêm: Coworking Space Là Gì? Nguồn Gốc, Ưu Điểm Và Sai Lầm Cần Tránh Khi Lựa Chọn
