Trong nhiều năm, cách bố trí văn phòng phổ biến nhất là gán cố định một bàn làm việc cho mỗi nhân sự, bất kể công việc trong ngày của người đó là tập trung viết báo cáo, gọi điện trao đổi hay thảo luận nhóm. Activity Based Working ra đời từ việc đặt câu hỏi ngược lại, tại sao không gian làm việc phải cố định theo con người, trong khi bản chất công việc của mỗi người luôn thay đổi trong suốt một ngày làm việc.
Hãy cùng Pearl5 Center tìm hiểu Activity Based Working là gì, cách mô hình này đang thay đổi tư duy bố trí văn phòng, và những điều doanh nghiệp cần cân nhắc nếu muốn áp dụng mô hình này khi lập kế hoạch thuê văn phòng hoặc cải tạo lại không gian hiện có.
Activity Based Working Là Gì
Activity Based Working, thường viết tắt là ABW, là mô hình thiết kế văn phòng trong đó không gian được chia thành nhiều khu vực chức năng khác nhau, mỗi khu vực phục vụ một loại hoạt động cụ thể, thay vì gán cố định một chỗ ngồi duy nhất cho từng nhân sự trong suốt cả ngày làm việc. Với Activity Based Working, nhân sự tự do di chuyển giữa các khu vực tùy theo tính chất công việc đang thực hiện tại từng thời điểm, ví dụ chuyển đến khu vực yên tĩnh khi cần tập trung sâu, hoặc đến khu vực mở khi cần thảo luận nhanh với đồng nghiệp.
Activity Based Working Là Gì
Điểm khác biệt cốt lõi giữa Activity Based Working và mô hình văn phòng truyền thống nằm ở logic thiết kế. Văn phòng truyền thống thiết kế xoay quanh con người, mỗi người một bàn cố định. Activity Based Working thiết kế xoay quanh loại hoạt động, mỗi loại hoạt động một khu vực phù hợp, và con người di chuyển linh hoạt giữa các khu vực đó theo nhu cầu thực tế trong ngày.
Đọc thêm: Làm Thế Nào Để Sử Dụng Diện Tích Văn Phòng Hiệu Quả Hơn?
Các Khu Vực Chức Năng Điển Hình Trong Mô Hình ABW
Khu Vực Tập Trung Cá Nhân
Đây là khu vực dành cho những công việc đòi hỏi sự tập trung cao, ít bị gián đoạn, thường được thiết kế với vách ngăn âm thanh hoặc bố trí tách biệt khỏi khu vực có lưu lượng di chuyển cao. Khu vực này đóng vai trò thay thế cho không gian phòng riêng truyền thống mà vẫn giữ được sự yên tĩnh cần thiết cho công việc đòi hỏi sự tập trung.
Khu Vực Cộng Tác Và Thảo Luận Nhanh
Ngược lại với khu vực tập trung, khu vực cộng tác được thiết kế mở, khuyến khích trao đổi nhanh giữa các thành viên trong nhóm mà không cần đặt trước phòng họp chính thức. Đây thường là những khu vực có bàn đứng, ghế sofa nhỏ hoặc bàn tròn, phù hợp cho các cuộc trao đổi ngắn từ mười đến hai mươi phút.
Khu Vực Họp Chính Thức
Bên cạnh các khu vực linh hoạt, Activity Based Working vẫn cần những khu vực họp chính thức cho các cuộc họp cần sự riêng tư hoặc quy mô lớn hơn. Đây chính là nơi việc đầu tư thiết kế phòng họp chuyên nghiệp trở nên quan trọng, vì khác với khu vực cộng tác mở, phòng họp chính thức trong mô hình ABW vẫn cần đảm bảo tiêu chuẩn về cách âm, ánh sáng và thiết bị trình chiếu tương đương với văn phòng truyền thống, chỉ khác là số lượng và quy mô các phòng này được tính toán dựa trên dữ liệu sử dụng thực tế thay vì thiết kế theo cảm tính.
ABW Thay Đổi Cách Sử Dụng Diện Tích Văn Phòng Như Thế Nào
Một trong những lợi ích rõ rệt nhất của Activity Based Working là khả năng cải thiện đáng kể cách sử dụng diện tích văn phòng, vì mô hình này giảm thiểu tình trạng lãng phí không gian do bàn làm việc cố định bị bỏ trống khi nhân sự vắng mặt hoặc đang ở khu vực khác. Với văn phòng truyền thống, tỷ lệ bàn làm việc trống trong suốt một ngày có thể lên đến 30 đến 40%, đặc biệt khi doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc kết hợp, trong khi với Activity Based Working, tổng diện tích được phân bổ linh hoạt hơn nhiều giữa các loại khu vực, giúp tối ưu tỷ lệ sử dụng thực tế trên cùng một diện tích thuê.
Điều này không có nghĩa là Activity Based Working luôn giúp giảm tổng diện tích cần thuê, mà quan trọng hơn là thay đổi cách phân bổ diện tích đó, ưu tiên nhiều hơn cho các khu vực có tần suất sử dụng cao và giảm bớt diện tích dành cho những khu vực cố định ít khi được sử dụng hết công suất.
Ví Dụ Minh Họa Sự Thay Đổi Trong Phân Bổ Diện Tích
Hãy hình dung một doanh nghiệp một trăm người, theo mô hình truyền thống cần khoảng năm trăm mét vuông với một trăm bàn làm việc cố định. Nếu chuyển sang Activity Based Working, với tỷ lệ nhân sự có mặt trung bình cùng lúc khoảng 65% do áp dụng làm việc kết hợp, doanh nghiệp có thể thiết kế khoảng sáu mươi lăm vị trí làm việc linh hoạt thay vì một trăm bàn cố định, đồng thời dành phần diện tích tiết kiệm được để mở rộng khu vực cộng tác và bổ sung thêm phòng họp nhỏ.
Kết quả là trên cùng diện tích năm trăm mét vuông, hoặc thậm chí có thể giảm xuống còn khoảng bốn trăm đến bốn trăm năm mươi mét vuông, doanh nghiệp vừa tiết kiệm được một phần chi phí thuê, vừa có không gian đa dạng hơn để đáp ứng nhiều loại hình công việc khác nhau trong ngày, thay vì chỉ có một dạng bàn làm việc cố định duy nhất cho toàn bộ đội ngũ.
Đo Lường Nhu Cầu Thực Tế Trước Khi Phân Chia Khu Vực
Một sai lầm phổ biến khi triển khai Activity Based Working là phân chia tỷ lệ diện tích cho từng loại khu vực dựa trên cảm tính hoặc theo một công thức tham khảo chung chung, thay vì dựa trên dữ liệu thực tế về cách đội ngũ đang làm việc. Trước khi quyết định tỷ lệ giữa khu vực tập trung, khu vực cộng tác và phòng họp chính thức, doanh nghiệp nên dành một khoảng thời gian, thường từ một đến hai tuần, quan sát và ghi nhận thực tế loại công việc nào chiếm phần lớn thời gian trong ngày của từng bộ phận, tần suất cần không gian yên tĩnh so với tần suất cần trao đổi nhóm.
Nếu bỏ qua bước đo lường này và áp dụng một tỷ lệ phân chia khu vực có sẵn từ một doanh nghiệp khác, rủi ro là không gian được thiết kế không phản ánh đúng nhu cầu thực tế, dẫn đến tình trạng khu vực tập trung luôn kín chỗ trong khi khu vực cộng tác lại vắng vẻ, hoặc ngược lại, một sai lệch khó phát hiện cho đến khi không gian đã hoàn thiện và đưa vào sử dụng.
Quản Lý Quá Trình Chuyển Đổi Hành Vi Khi Triển Khai ABW
Khác với việc thay đổi nội thất hoặc bố cục thông thường, chuyển sang Activity Based Working đòi hỏi nhân sự thay đổi thói quen làm việc đã quen thuộc trong nhiều năm, nên quá trình triển khai cần có một giai đoạn chuyển đổi riêng, không thể chỉ đơn giản là hoàn thiện không gian rồi để nhân sự tự thích nghi. Nhiều doanh nghiệp triển khai hiệu quả hơn khi thử nghiệm mô hình này trên một khu vực hoặc một bộ phận nhỏ trước, thu thập phản hồi thực tế và điều chỉnh cách bố trí nếu cần, trước khi nhân rộng ra toàn bộ văn phòng.
Quản Lý Quá Trình Chuyển Đổi Hành Vi Khi Triển Khai ABW
Việc thử nghiệm theo quy mô nhỏ này cũng giúp doanh nghiệp phát hiện sớm những vấn đề thực tế không lường trước được khi mới lên kế hoạch trên giấy, ví dụ một số nhân sự vẫn có xu hướng quay lại ngồi cố định tại cùng một vị trí mỗi ngày dù đang áp dụng mô hình linh hoạt, cho thấy cần thêm hướng dẫn hoặc quy định rõ ràng hơn để mô hình thực sự phát huy tác dụng như thiết kế ban đầu.
Đọc thêm: Tổng Hợp 11 Sai Lầm Cần Tránh Khi Lập Kế Hoạch Thuê Văn Phòng
ABW Có Phù Hợp Với Văn Phòng Vệ Tinh Hay Không
Đây là câu hỏi cần cân nhắc kỹ dựa trên quy mô cụ thể. Với những văn phòng vệ tinh có diện tích nhỏ và số lượng nhân sự hạn chế, việc áp dụng đầy đủ mô hình Activity Based Working với nhiều khu vực chức năng tách biệt có thể không thực sự hiệu quả, vì diện tích quá nhỏ để phân chia rõ ràng thành nhiều khu vực khác nhau mà vẫn đảm bảo mỗi khu vực đủ rộng để phát huy tác dụng. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể áp dụng một phiên bản đơn giản hóa của nguyên tắc Activity Based Working, ví dụ chỉ phân chia thành hai khu vực chính là khu vực tập trung và khu vực cộng tác, thay vì cố gắng sao chép toàn bộ mô hình đầy đủ từ trụ sở chính vào một không gian không đủ diện tích để vận hành hiệu quả.
Khi Nào Nên Đưa ABW Vào Kế Hoạch Thuê Văn Phòng
Khi lập kế hoạch thuê văn phòng, Activity Based Working phù hợp nhất với những doanh nghiệp đã áp dụng mô hình làm việc kết hợp, nơi tỷ lệ nhân sự có mặt tại văn phòng biến động theo từng ngày, khiến việc gán cố định bàn làm việc trở nên kém hiệu quả. Mô hình này cũng phù hợp với doanh nghiệp có nhiều loại hình công việc khác nhau trong cùng một đội ngũ, từ công việc cần tập trung sâu đến công việc cần trao đổi liên tục, vì Activity Based Working cho phép đáp ứng đồng thời nhiều nhu cầu này trên cùng một diện tích.
Ngược lại, với doanh nghiệp có tính chất công việc khá đồng nhất, ít biến động và đội ngũ có xu hướng làm việc cố định tại một vị trí trong suốt cả ngày, việc áp dụng Activity Based Working có thể không mang lại nhiều giá trị tương xứng với chi phí và công sức chuyển đổi.
Những Thách Thức Cần Lưu Ý Khi Áp Dụng ABW
Bên cạnh lợi ích, Activity Based Working cũng đặt ra một số thách thức thực tế. Một số nhân sự, đặc biệt là những người đã quen với việc có một chỗ ngồi cố định, có thể cảm thấy thiếu gắn kết hoặc khó thích nghi với việc phải di chuyển liên tục giữa các khu vực. Doanh nghiệp cần có giai đoạn truyền thông và hướng dẫn rõ ràng trước khi triển khai, giúp nhân sự hiểu rõ lợi ích và cách sử dụng hiệu quả từng khu vực chức năng, thay vì chỉ áp đặt một sự thay đổi lớn mà không có sự chuẩn bị tâm lý phù hợp.
Một thách thức khác liên quan đến việc quản lý tài sản cá nhân, vì khi không còn bàn làm việc cố định, doanh nghiệp cần đầu tư thêm hệ thống tủ locker cá nhân để nhân sự có nơi cất giữ đồ dùng, một hạng mục chi phí bổ sung cần được tính vào ngân sách tổng thể ngay từ giai đoạn lập kế hoạch. Ngoài ra, hệ thống công nghệ hỗ trợ cũng cần được đầu tư đồng bộ, ví dụ ứng dụng đặt chỗ hoặc bảng hiển thị tình trạng sử dụng từng khu vực theo thời gian thực, để nhân sự có thể dễ dàng tìm được vị trí phù hợp mà không mất thời gian di chuyển tìm kiếm thủ công.
Kết Luận
Activity Based Working là mô hình thiết kế văn phòng hướng đến việc tối ưu không gian theo loại hoạt động thay vì theo từng cá nhân cố định, mang lại tiềm năng cải thiện đáng kể cách sử dụng diện tích văn phòng nếu được triển khai đúng cách. Từ việc phân chia các khu vực chức năng hợp lý, đo lường nhu cầu thực tế trước khi quyết định tỷ lệ phân bổ, quản lý tốt quá trình chuyển đổi hành vi, đến việc cân nhắc mức độ phù hợp với quy mô cụ thể như văn phòng vệ tinh, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng trước khi quyết định áp dụng mô hình này.
Nếu doanh nghiệp bạn đang cân nhắc chuyển sang mô hình Activity Based Working cho lần thuê văn phòng sắp tới, đội ngũ Pearl5 Center có thể cùng bạn phân tích mức độ phù hợp dựa trên đặc thù công việc và văn hóa vận hành thực tế của doanh nghiệp bạn.
Đọc thêm: Hướng Dẫn Lập Timeline Setup Văn Phòng Từ A Đến Z: Tiến Độ Chuẩn Cho Doanh Nghiệp
