Câu hỏi cần bao nhiêu mét vuông cho một nhân viên không có một đáp án duy nhất đúng cho mọi doanh nghiệp, dù đây là câu hỏi được tìm kiếm nhiều nhất khi bắt đầu lập kế hoạch thuê văn phòng. Con số tiêu chuẩn thực chất phụ thuộc vào tính chất công việc của từng nhóm nhân sự và tỷ lệ nhân sự thực sự có mặt tại văn phòng, không chỉ phụ thuộc vào tổng số nhân sự trên giấy tờ.
Hãy cùng Pearl5 Center xây dựng một cách tiếp cận đầy đủ hơn để tính tiêu chuẩn diện tích văn phòng, bắt đầu từ việc phân loại đúng tính chất sử dụng chỗ ngồi, đến công thức tổng hợp ra con số cuối cùng phù hợp với quy mô và cách vận hành thực tế của doanh nghiệp.
Phân Loại Theo Tính Chất Sử Dụng Chỗ Ngồi
Thay vì phân loại theo cấp bậc chức danh như cách tiếp cận truyền thống, cách phân loại phù hợp hơn với môi trường làm việc hiện đại là dựa trên cách mỗi nhóm nhân sự thực sự sử dụng chỗ ngồi của mình trong một ngày làm việc. Đây là nền tảng quan trọng nhất, vì hai nhân sự có cùng cấp bậc nhưng tính chất công việc khác nhau hoàn toàn có thể cần diện tích rất khác nhau.
Nhóm Vị Trí Cố Định
Đây là nhóm nhân sự ngồi tại bàn làm việc phần lớn thời gian trong ngày, thường trên 60%, ví dụ nhân viên kế toán, nhân viên vận hành, hoặc các vị trí xử lý công việc hành chính. Nhóm này cần diện tích ổn định cho bàn làm việc, màn hình và tủ tài liệu cá nhân, vì họ gắn bó với vị trí đó trong suốt phần lớn thời gian làm việc.
Nhóm Vị Trí Cố Định
Nhóm Vị Trí Linh Hoạt
Nhóm này bao gồm những vị trí như quản lý cấp trung, chuyên viên kinh doanh nội bộ, hoặc các vị trí thường xuyên di chuyển giữa bàn làm việc, phòng họp và các khu vực khác trong văn phòng, chỉ thực sự ngồi cố định khoảng 40% thời gian. Diện tích dành cho nhóm này có thể tối ưu hơn nhóm vị trí cố định, vì bàn làm việc của họ không cần thiết kế đầy đủ như một trạm làm việc cố định hoàn chỉnh.
Nhóm Không Cần Chỗ Ngồi Cố Định
Đây là nhóm nhân sự chủ yếu làm việc bên ngoài văn phòng, ví dụ nhân viên kinh doanh thị trường hoặc tư vấn viên thường xuyên gặp khách hàng, chỉ ghé văn phòng trong thời gian ngắn để họp hoặc xử lý công việc hành chính. Với nhóm này, mô hình bàn làm việc chia sẻ theo hình thức đặt chỗ trước thường hợp lý hơn nhiều so với việc bố trí một bàn cố định luôn để trống phần lớn thời gian.
Khu Vực Lãnh Đạo Và Phòng Chức Năng Riêng
Khu vực dành cho ban lãnh đạo thường có diện tích lớn hơn đáng kể so với các nhóm còn lại, một phần vì tính chất công việc cần không gian tiếp khách hoặc trao đổi riêng tư, một phần phản ánh vai trò và nhu cầu đại diện hình ảnh doanh nghiệp. Việc bố trí phòng riêng cho lãnh đạo không bắt buộc trong mọi trường hợp, và ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn không gian mở kết hợp phòng họp riêng thay vì phòng làm việc cố định cho từng vị trí lãnh đạo.
Bảng Tiêu Chuẩn Diện Tích Tham Khảo
Dưới đây là bảng tổng hợp mức diện tích tham khảo phổ biến trên thị trường cho từng nhóm, cần lưu ý đây là mức tham khảo dựa trên thông lệ chung, không phải quy định bắt buộc theo pháp luật, nên có thể điều chỉnh linh hoạt tùy theo ngân sách và văn hóa của từng doanh nghiệp.
| Nhóm | Diện tích tham khảo | Đặc điểm |
| Vị trí cố định | 4 đến 5 mét vuông một người | Ngồi bàn phần lớn thời gian trong ngày |
| Vị trí linh hoạt | 2,5 đến 3,5 mét vuông một người | Di chuyển thường xuyên giữa các khu vực |
| Không cần chỗ cố định | 1,5 đến 2 mét vuông một người | Chủ yếu làm việc bên ngoài văn phòng |
| Lãnh đạo | 8 đến 15 mét vuông một người | Tùy quy mô doanh nghiệp và văn hóa tổ chức |
Những con số này chưa bao gồm diện tích dùng chung như phòng họp, pantry, khu vực lưu trữ và hành lang di chuyển, thường chiếm thêm khoảng 20 đến 30% tổng diện tích tính riêng cho chỗ ngồi cá nhân. Riêng phần thiết kế phòng họp nên được tính toán độc lập theo tần suất và loại hình cuộc họp thực tế của doanh nghiệp, không nên chỉ áp dụng một tỷ lệ phần trăm chung, vì nhu cầu phòng họp giữa các ngành nghề có thể chênh lệch đáng kể dù quy mô nhân sự tương đương nhau.
Cần Làm Rõ Đang Tính Trên Diện Tích Net Hay Gross
Một điểm dễ gây nhầm lẫn khi áp dụng các con số tham khảo ở trên là chưa xác định rõ đây là diện tích Net, tức diện tích sử dụng thực tế bên trong văn phòng, hay diện tích Gross, tức đã bao gồm cả phần diện tích chung của tòa nhà như hành lang, thang máy được phân bổ theo tỷ lệ. Bảng tiêu chuẩn ở trên được tính trên diện tích Net, nghĩa là khi làm việc với chủ đầu tư và nhận được báo giá theo diện tích Gross, doanh nghiệp cần quy đổi ngược lại bằng cách trừ đi hệ số hao hụt của tòa nhà, thường dao động từ 15 đến 30% tùy từng tòa nhà cụ thể, trước khi so sánh với tiêu chuẩn Net đã tính toán ở trên. Bỏ qua bước quy đổi này là nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp thuê một diện tích Gross tưởng chừng đủ rộng nhưng thực tế lại chật hơn nhiều so với tính toán ban đầu.
Với doanh nghiệp lựa chọn mô hình văn phòng Managed Office, phần lớn công việc tính toán và bố trí theo tiêu chuẩn diện tích này thường đã được chủ đầu tư thực hiện sẵn dựa trên yêu cầu số lượng nhân sự ban đầu của doanh nghiệp. Dù vậy, doanh nghiệp vẫn nên tự đối chiếu lại với cách phân loại theo tính chất công việc đã trình bày ở trên, thay vì hoàn toàn phó mặc cho phương án được đề xuất, vì chủ đầu tư không phải lúc nào cũng nắm rõ đầy đủ cơ cấu vận hành thực tế của từng phòng ban trong doanh nghiệp.
Công Thức Tổng Hợp Ra Diện Tích Cần Thuê
Cách Tính Từng Bước
Sau khi đã phân loại nhân sự theo bốn nhóm ở trên, bước tiếp theo là nhân số lượng người trong mỗi nhóm với diện tích tham khảo tương ứng, cộng dồn lại thành tổng diện tích chỗ ngồi cá nhân, sau đó cộng thêm phần diện tích dùng chung để ra tổng diện tích cần thuê. Phép tính này nên được thực hiện ngay từ những bước đầu tiên của timeline setup văn phòng, trước khi bắt đầu tìm kiếm mặt bằng cụ thể, vì con số diện tích cần thiết chính là cơ sở để thu hẹp phạm vi các lựa chọn phù hợp, thay vì đi khảo sát nhiều nơi rồi mới tính toán xem diện tích có đủ hay không.
Ví Dụ Minh Họa Cụ Thể
Hãy hình dung một doanh nghiệp bảy mươi người, trong đó bốn mươi người thuộc nhóm vị trí cố định, hai mươi người thuộc nhóm vị trí linh hoạt, năm người thuộc nhóm không cần chỗ cố định, và năm người thuộc ban lãnh đạo.
Diện tích chỗ ngồi cá nhân được tính như sau. Nhóm vị trí cố định cần khoảng một trăm tám mươi mét vuông, tính theo bốn mươi người nhân bốn phẩy năm mét vuông. Nhóm vị trí linh hoạt cần khoảng sáu mươi mét vuông, tính theo hai mươi người nhân ba mét vuông. Nhóm không cần chỗ cố định cần khoảng chín mét vuông, tính theo năm người nhân một phẩy tám mét vuông. Ban lãnh đạo cần khoảng năm mươi mét vuông, tính theo năm người nhân mười mét vuông.
Tổng diện tích chỗ ngồi cá nhân vào khoảng ba trăm mét vuông. Cộng thêm 25% cho diện tích dùng chung, tổng diện tích Net cần thiết cho doanh nghiệp này vào khoảng ba trăm bảy mươi lăm mét vuông, một con số cụ thể hơn nhiều so với việc chỉ áp dụng một mức trung bình chung như năm đến sáu mét vuông cho toàn bộ bảy mươi người, vốn sẽ cho ra kết quả từ ba trăm năm mươi đến bốn trăm hai mươi mét vuông mà không phản ánh đúng cơ cấu thực tế của đội ngũ. Khi làm việc với chủ đầu tư, con số ba trăm bảy mươi lăm mét vuông Net này cần được quy đổi ngược lại thành diện tích Gross tương ứng, thường cao hơn khoảng 15 đến 30% tùy hệ số hao hụt của từng tòa nhà, để có cơ sở chính xác khi so sánh báo giá.
Điều Chỉnh Tỷ Lệ Theo Quy Mô Doanh Nghiệp
Cơ cấu tỷ lệ giữa bốn nhóm nêu trên không cố định mà thay đổi theo quy mô và giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp quy mô nhỏ, dưới ba mươi người, thường có tỷ trọng nhóm vị trí cố định cao hơn, vì ở giai đoạn này phần lớn nhân sự đảm nhiệm nhiều vai trò cùng lúc và ít có bộ phận chuyên trách công việc bên ngoài văn phòng.
Điều Chỉnh Tỷ Lệ Theo Quy Mô Doanh Nghiệp
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, cơ cấu phòng ban trở nên đa dạng hơn, xuất hiện thêm các bộ phận như kinh doanh khu vực hoặc chăm sóc khách hàng tại chỗ, kéo theo tỷ trọng nhóm vị trí linh hoạt và không cần chỗ cố định tăng lên tương ứng. Đây là lý do doanh nghiệp quy mô lớn không nên áp dụng máy móc cùng một tỷ lệ phân bổ như khi còn ở quy mô nhỏ, mà cần tính toán lại dựa trên cơ cấu phòng ban thực tế tại thời điểm lập kế hoạch.
Với doanh nghiệp vận hành theo mô hình văn phòng vệ tinh, phép tính này cần được thực hiện riêng cho từng địa điểm thay vì áp dụng một tỷ lệ chung cho toàn bộ hệ thống, vì cơ cấu nhân sự tại mỗi văn phòng vệ tinh thường lệch hẳn về một hoặc hai nhóm cụ thể, ví dụ phần lớn là nhóm vị trí linh hoạt nếu đó là văn phòng kinh doanh khu vực, khác hẳn với cơ cấu đa dạng hơn thường thấy tại trụ sở chính.
Điều Chỉnh Theo Mô Hình Làm Việc Kết Hợp
Với doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc kết hợp, việc tính diện tích theo tổng số nhân sự trên giấy tờ sẽ luôn cho ra kết quả cao hơn nhiều so với nhu cầu thực tế, vì không phải toàn bộ đội ngũ có mặt tại văn phòng cùng một lúc. Nguyên tắc hợp lý là tính diện tích dựa trên tỷ lệ nhân sự có mặt thực tế trong ngày cao điểm nhất, thường dao động từ 60 đến 75% tổng nhân sự tùy theo chính sách làm việc kết hợp cụ thể của từng doanh nghiệp.
Nguyên tắc này càng trở nên quan trọng hơn nếu doanh nghiệp áp dụng mô hình Activity Based Working, nơi diện tích không được phân bổ cố định cho từng cá nhân mà theo loại hoạt động, và tổng diện tích cần thiết thường thấp hơn đáng kể so với cách tính truyền thống cộng dồn theo đầu người, nhờ khả năng dùng chung không gian linh hoạt giữa các nhóm nhân sự khác nhau.
Sai Lầm Phổ Biến Khi Áp Dụng Tiêu Chuẩn Máy Móc
Sai lầm thường gặp nhất là áp dụng một con số trung bình chung, ví dụ năm đến sáu mét vuông mỗi người, cho toàn bộ đội ngũ mà không phân loại theo tính chất công việc như đã trình bày ở trên. Cách làm này thường dẫn đến tình trạng vừa lãng phí diện tích ở những nhóm ít thực sự cần chỗ ngồi cố định, vừa gây chật chội cho nhóm vị trí cố định vốn cần không gian rộng rãi hơn mức trung bình để làm việc thoải mái suốt cả ngày.
Một sai lầm khác là giữ nguyên tỷ lệ phân bổ đã áp dụng từ nhiều năm trước mà không cập nhật lại theo cơ cấu nhân sự hiện tại, đặc biệt phổ biến ở những doanh nghiệp đã chuyển sang mô hình làm việc kết hợp nhưng vẫn tính diện tích như thể toàn bộ đội ngũ có mặt đầy đủ mỗi ngày, dẫn đến việc thuê dư diện tích và lãng phí chi phí vận hành trong suốt thời hạn hợp đồng.
Kết Luận
Tiêu chuẩn diện tích văn phòng m² trên người không nên là một con số cố định áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp, mà cần được tính toán dựa trên tính chất sử dụng chỗ ngồi của từng nhóm nhân sự, cơ cấu phòng ban theo đúng quy mô hiện tại, và tỷ lệ nhân sự có mặt thực tế nếu doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc kết hợp. Một phép tính chi tiết theo từng nhóm, dù mất nhiều thời gian hơn so với việc áp dụng một con số trung bình, luôn cho ra kết quả sát với nhu cầu thực tế hơn nhiều.
Nếu doanh nghiệp bạn đang cần xác định chính xác diện tích văn phòng phù hợp với cơ cấu nhân sự hiện tại, đội ngũ Pearl5 Center có thể cùng bạn thực hiện phép tính chi tiết này, dựa trên đúng đặc thù vận hành và định hướng phát triển của doanh nghiệp bạn.
