Câu hỏi doanh nghiệp bao nhiêu người thì nên thuê văn phòng như thế nào không có một câu trả lời cố định, vì quy mô nhân sự chỉ là một trong nhiều biến số ảnh hưởng đến phương án phù hợp. Tuy nhiên, quy mô vẫn là điểm khởi đầu hữu ích nhất để thu hẹp phạm vi lựa chọn, vì mỗi giai đoạn quy mô thường đi kèm những đặc điểm tài chính và vận hành khá tương đồng, từ khả năng chịu đựng rủi ro tài chính, mức độ chắc chắn của kế hoạch tăng trưởng, cho đến khả năng đàm phán với chủ đầu tư.
Hãy cùng Pearl5 Center đi qua bốn dải quy mô phổ biến khi thuê văn phòng theo quy mô, không chỉ nói nên chọn mô hình nào, mà còn phân tích cách cấu trúc phương án thuê ra sao, từ giá thuê văn phòng theo từng năm, tiền đặt cọc thuê văn phòng, cho đến những khoản mục dễ bị bỏ sót ở từng giai đoạn cụ thể.
Dưới Mười Lăm Người: Ưu Tiên Tối Thiểu Hóa Cam Kết Tài Chính
Ở giai đoạn này, phần lớn doanh nghiệp còn nhiều biến số về tốc độ tăng trưởng, thậm chí một số vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm mô hình kinh doanh. Đây cũng là dải quy mô đầu tiên trong bốn dải cần cân nhắc khi thuê văn phòng theo quy mô. Phương án thuê phù hợp nhất là những hình thức có mức cam kết tài chính thấp nhất, cụ thể là coworking space hoặc văn phòng trọn gói với thời hạn hợp đồng ngắn, thường từ sáu tháng đến một năm.
Dưới Mười Lăm Người: Ưu Tiên Tối Thiểu Hóa Cam Kết Tài Chính
Về mặt tài chính, doanh nghiệp ở giai đoạn này nên ưu tiên phương án có tiền đặt cọc thuê văn phòng ở mức thấp nhất có thể, vì phần lớn nguồn vốn nên được dành cho hoạt động kinh doanh cốt lõi thay vì cố định vào một khoản đặt cọc lớn. Một khoản đặt cọc thuê văn phòng chiếm tỷ trọng lớn trong vốn khả dụng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận hành các hoạt động kinh doanh khác trong giai đoạn đầu, khi dòng tiền của doanh nghiệp còn mỏng và chưa có nhiều nguồn thu ổn định.
Đây cũng là giai đoạn doanh nghiệp ít có khả năng đàm phán giá thuê văn phòng theo từng năm, vì giá trị hợp đồng còn khiêm tốn nên chủ đầu tư thường áp dụng mức tăng theo chính sách chung, không có nhiều dư địa thương lượng riêng. Doanh nghiệp ở dải quy mô này nên chấp nhận thực tế này, thay vì tốn thời gian đàm phán những điều khoản khó có khả năng thay đổi, và tập trung năng lượng vào việc giữ thời hạn hợp đồng ngắn để linh hoạt điều chỉnh khi cần.
Từ Mười Lăm Đến Năm Mươi Người: Bắt Đầu Cân Nhắc Bản Sắc Thương Hiệu
Khi quy mô tăng lên đến ngưỡng này, doanh nghiệp thường đã có một mức độ ổn định nhất định về mô hình kinh doanh, thể hiện qua doanh thu hoặc các vòng gọi vốn đã hoàn tất. Đây là giai đoạn phù hợp để cân nhắc chuyển từ coworking sang văn phòng trọn gói dạng riêng biệt, nơi doanh nghiệp có không gian mang bản sắc thương hiệu nhưng vẫn giữ được sự linh hoạt tương đối về hợp đồng so với văn phòng truyền thống.
Về mặt tài chính, thời hạn hợp đồng phù hợp ở giai đoạn này thường rơi vào khoảng một đến hai năm, đủ dài để bắt đầu có một chút dư địa đàm phán về giá thuê văn phòng theo từng năm, dù chưa thể so sánh với vị thế của doanh nghiệp quy mô lớn hơn. Đây cũng là giai đoạn nên bắt đầu quan tâm đến chu kỳ thị trường văn phòng tại thời điểm đàm phán, vì một doanh nghiệp biết mình đang đàm phán vào lúc thị trường dư cung hay khan hiếm nguồn cung sẽ có cơ sở tốt hơn để đưa ra quyết định, thay vì chỉ dựa vào một mức giá tham khảo cố định.
Doanh nghiệp ở dải quy mô này cũng nên bắt đầu chú ý đến cách dự toán ngân sách thuê văn phòng đầy đủ hơn, không chỉ tính riêng tiền thuê hằng tháng, mà cần cộng thêm phí quản lý, chi phí hoàn thiện và tiền đặt cọc thuê văn phòng vào cùng một bức tranh tổng thể, vì ở giai đoạn trước, ngân sách còn đơn giản đến mức doanh nghiệp có thể ước lượng nhanh mà không cần một hệ thống theo dõi bài bản.
Từ Năm Mươi Đến Một Trăm Năm Mươi Người: Tối Ưu Theo Tỷ Lệ Sử Dụng Thực Tế
Ở dải quy mô này, phần lớn doanh nghiệp đã áp dụng ít nhiều hình thức làm việc kết hợp, và bài toán tài chính khi thuê văn phòng theo quy mô bắt đầu chuyển trọng tâm từ việc tìm kiếm sự linh hoạt sang việc tối ưu chi phí trên quy mô lớn hơn. Phương án thuê phù hợp thường là văn phòng truyền thống hoặc văn phòng riêng quy mô lớn trong một hệ sinh thái trọn gói, với diện tích được tính toán dựa trên tỷ lệ nhân sự có mặt thực tế thay vì toàn bộ đội ngũ.
Thời hạn hợp đồng ở giai đoạn này thường kéo dài từ ba năm trở lên, vì giá trị giao dịch đã đủ lớn để doanh nghiệp có vị thế đàm phán tốt hơn đáng kể, có thể thương lượng các điều khoản quan trọng như mức trần cho giá thuê văn phòng theo từng năm, và quan trọng không kém là điều khoản liên quan đến việc gia hạn hợp đồng thuê văn phòng sau này, bao gồm quyền ưu tiên gia hạn với mức trần tăng giá rõ ràng thay vì để chủ đầu tư tự do định giá lại khi hợp đồng ban đầu kết thúc.
Với quy mô này, doanh nghiệp cũng nên tính toán kỹ khả năng mở rộng trong tương lai gần ngay từ khi đàm phán ban đầu, vì việc phải chịu chi phí chuyển văn phòng khi doanh nghiệp đã đầu tư đáng kể vào fit out và xây dựng văn hóa gắn với không gian hiện tại sẽ tốn kém hơn nhiều so với các giai đoạn trước, không chỉ về mặt tài chính mà còn về mặt gián đoạn vận hành trong quá trình chuyển đổi. Đồng thời, cách dự toán ngân sách thuê văn phòng ở giai đoạn này cần bắt đầu tính đến khoản chi phí hoàn trả mặt bằng dự kiến phát sinh ở cuối hợp đồng, một khoản mục thường bị bỏ quên nếu doanh nghiệp chỉ quen với cách lập ngân sách đơn giản của giai đoạn quy mô nhỏ hơn.
Trên Một Trăm Năm Mươi Người: Đàm Phán Ở Vị Thế Của Khách Hàng Lớn
Khi vượt qua ngưỡng này, doanh nghiệp thường đã có đủ quy mô để đàm phán ở vị thế của một khách hàng lớn đối với bất kỳ chủ đầu tư nào, và phương án thuê phù hợp thường mở rộng sang các lựa chọn như thuê nguyên tầng, thuê nhiều tầng liên tiếp, hoặc thậm chí đàm phán các điều khoản đặc thù theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.
Trên Một Trăm Năm Mươi Người: Đàm Phán Ở Vị Thế Của Khách Hàng Lớn
Về mặt tài chính, doanh nghiệp ở quy mô này có đủ đòn bẩy để đàm phán gần như mọi khía cạnh của hợp đồng, từ mức tiền đặt cọc thuê văn phòng được tính theo tỷ lệ phần trăm thấp hơn so với giá trị tuyệt đối lớn của hợp đồng, cho đến khả năng cố định giá thuê văn phòng theo từng năm trong suốt thời hạn hợp đồng thay vì để điều chỉnh theo chính sách chung. Vị thế đàm phán mạnh này cũng phát huy tác dụng rõ rệt nhất khi đến thời điểm gia hạn hợp đồng thuê văn phòng, vì chủ đầu tư thường sẵn sàng nhượng bộ nhiều hơn để giữ chân một khách thuê đại diện cho nguồn doanh thu lớn và ổn định.
Doanh nghiệp quy mô này cũng cần đặc biệt lưu ý rằng chi phí chuyển văn phòng và chi phí hoàn trả mặt bằng ở quy mô lớn không tăng theo tỷ lệ tuyến tính so với quy mô nhỏ hơn, mà thường tăng nhanh hơn nhiều do độ phức tạp của việc di dời nhiều hệ thống kỹ thuật, nhiều phòng ban, và khối lượng tháo dỡ lớn hơn tương ứng với mức đầu tư fit out cao cấp thường thấy ở quy mô này. Đây là lý do doanh nghiệp lớn nên cân nhắc kỹ khả năng gia hạn tại chỗ như một phương án thay thế, trước khi quyết định chuyển đổi địa điểm chỉ vì một khoản chênh lệch giá thuê không quá lớn.
Tham khảo thêm: Cách Phân Biệt Chi Phí Đầu Tư Và Chi Phí Vận Hành (CapEx Và OpEx) Trong Thuê Văn Phòng
Vì Sao Không Nên Chỉ Dựa Vào Quy Mô Hiện Tại
Một sai lầm phổ biến khi áp dụng khung phân tích theo quy mô là chỉ nhìn vào số nhân sự tại thời điểm hiện tại mà không tính đến tốc độ tăng trưởng dự kiến. Một doanh nghiệp hai mươi người nhưng có kế hoạch tăng lên tám mươi người trong mười hai tháng tới nên cân nhắc phương án của dải quy mô tiếp theo ngay từ đầu, thay vì chọn phương án phù hợp với quy mô hiện tại rồi phải chịu thêm một khoản chi phí chuyển văn phòng không đáng có chỉ sau một năm sử dụng.
Đây là lý do trước khi áp dụng bảng phân loại trên, doanh nghiệp nên tự đặt câu hỏi về mức độ chắc chắn của kế hoạch tăng trưởng, tương tự khung phân tích đã được trình bày trong bài viết về những quyết định cần cân nhắc khi thuê văn phòng lần đầu. Việc chọn đúng phương án không chỉ dựa vào quy mô hiện tại, mà còn dựa vào việc quy mô đó dự kiến sẽ ở đâu trong khoảng thời gian tương ứng với thời hạn hợp đồng đang cân nhắc.
Cách Áp Dụng Khung Phân Tích Này Vào Quy Trình Thực Tế
Sau khi xác định được dải quy mô phù hợp, doanh nghiệp nên áp dụng khung phân tích này xuyên suốt toàn bộ quy trình thuê văn phòng, không chỉ dừng lại ở việc chọn mô hình. Khi nhận được đề nghị thuê văn phòng từ chủ đầu tư, doanh nghiệp nên đối chiếu các điều khoản được đề xuất, từ thời hạn hợp đồng, tiền đặt cọc thuê văn phòng cho đến chính sách hỗ trợ fit out, với những đặc điểm tài chính phù hợp cho dải quy mô của mình đã nêu ở trên, để nhanh chóng nhận ra liệu đề xuất đó có tương xứng hay đang lệch quá xa so với thông lệ chung cho quy mô doanh nghiệp mình.
Việc hiểu rõ vị trí của mình trong bức tranh quy mô tổng thể cũng giúp doanh nghiệp đàm phán thuê văn phòng hiệu quả hơn, vì biết chính xác mình nên kỳ vọng mức độ linh hoạt và ưu đãi nào là hợp lý, thay vì đàm phán một cách mò mẫm không có điểm neo tham chiếu rõ ràng.
Cũng cần lưu ý rằng ranh giới giữa các dải quy mô không phải lúc nào cũng rõ ràng tuyệt đối, và nhiều doanh nghiệp thấy mình ở giai đoạn chuyển tiếp, ví dụ một doanh nghiệp bốn mươi lăm người đang trên đà tăng trưởng nhanh có thể phù hợp hơn với đặc điểm tài chính của dải quy mô kế tiếp thay vì dải quy mô hiện tại. Trong những trường hợp giao thoa như vậy, nguyên tắc an toàn là ưu tiên phương án của dải quy mô cao hơn nếu tốc độ tăng trưởng đang ở mức nhanh, và ưu tiên phương án của dải quy mô hiện tại nếu tốc độ tăng trưởng còn nhiều bất định.
Kết Luận
Không có mô hình văn phòng nào đúng cho mọi doanh nghiệp ở mọi thời điểm khi thuê văn phòng theo quy mô. Điều quan trọng là hiểu rõ mối liên hệ giữa quy mô hiện tại, mức độ chắc chắn của kế hoạch tăng trưởng, và cách các khoản mục tài chính như tiền đặt cọc thuê văn phòng, giá thuê văn phòng theo từng năm, chi phí hoàn trả mặt bằng cùng khả năng gia hạn hợp đồng thuê văn phòng thay đổi tương ứng theo từng dải quy mô. Một quyết định tốt không phải là quyết định chọn đúng phương án tối ưu nhất về mặt lý thuyết, mà là quyết định phù hợp với mức độ chắc chắn thực tế mà doanh nghiệp đang có tại thời điểm quyết định.
Tại Pearl5 Center, doanh nghiệp có thể tiếp cận nhiều phương án thuê trong cùng một hệ sinh thái, từ văn phòng trọn gói cho đội ngũ mới thành lập đến văn phòng riêng khi quy mô đã ổn định, giúp việc chuyển đổi giữa các giai đoạn phát triển diễn ra liền mạch thay vì phải bắt đầu lại từ đầu mỗi lần đội ngũ lớn hơn.
Đọc thêm: Phân Biệt Rent, Gross Rent Và Net Rent Trong Cho Thuê Văn Phòng
